Ngày 31/10/2017, KBNN đã ban hành Quyết định số 5222/QĐ-KBNN về việc ban hành Quy trình quản lý nghiệp vụ kho quỹ tập trung trên máy tính trong hệ thống KBNN (Quyết định 5222). Quyết định trên đã hướng dẫn chi tiết từng bước, tương ứng với thao tác nhập trên chương trình Quản lý nghiệp vụ kho quỹ tập trung trên máy tính trong hệ thống KBNN (KQKB-TT), các bước trong quy trình được viết theo trật tự chặt chẽ, đảm bảo quy định và dễ ứng dụng vào thực tế.
Để hỗ trợ, tăng cường công tác quản lý kho quỹ đảm bảo an toàn tiền và tài sản của nhà nước giao cho KBNN quản lý, KBNN đã thực hiện nâng cấp, xây dựng chương trình Quản lý nghiệp vụ kho quỹ tập trung trên máy tính trong hệ thống KBNN (KQKB-TT). Chương trình KQKB-TT chính thức được áp dụng từ ngày 01/04/2018. Sau hơn một năm triển khai, chương trình KQKB-TT đã có nhiều ưu điểm như: Nâng cao vai trò của phụ trách kho quỹ trong việc kiểm soát, quản lý tiền mặt, giấy tờ có giá, tài sản quý nhập, xuất kho; hầu hết các nghiệp vụ kho quỹ được tin học hóa nên đã hạn chế tối đa dùng sổ ghi chép bằng tay; nhận được dữ liệu thu, chi từ các chương trình TABMIS, TCS; quản lý theo mô hình tập trung, kết nối dữ liệu và khai thác báo cáo trực tiếp giữa KBNN cấp trên với KBNN cấp dưới…
Tuy nhiên, từ thực tiễn phát sinh và yêu cầu trong quá trình thực hiện quy trình nghiệp vụ, việc cập nhật Quy trình quản lý nghiệp vụ kho quỹ tập trung trên máy tính ban hành kèm theo Quyết định 5222 và nâng cấp Chương trình KQKB-TT là yêu cầu thiết yếu để thực hiện đúng và thống nhất công tác kho quỹ. Trong bài viết này, tác giả xin trao đổi một số khó khăn, vướng mắc, đồng thời kết hợp đưa ra đề xuất, kiến nghị về công tác kho quỹ trong hệ thống KBNN, cụ thể như sau:
Bổ sung tham số để khống chế tiền thừa, thiếu trên Chương trình KQKB-TT
Cần đặt tham số để khống chế hoặc có các thông báo để cảnh báo trên chương trình về số tiền thừa, thiếu giữa tiền thực tế với tiền kế toán. Hiện nay, chương trình KQKB-TT vẫn cho ghi nhận bút toán khi số tiền thực tế chênh lệch lớn so với số tiền kế toán. Do đó, cần bổ sung tham số để khống chế tiền thừa, thiếu vượt quá giới hạn tiền lẻ mệnh giá nhỏ để không cho phép ghi nhận bút toán vào chương trình hoặc có thông báo trên chương trình để cảnh báo; tránh những rủi ro chênh lệch thừa, thiếu lớn giữa tiền mặt thực tế với tiền kế toán.
Lưu trữ sổ sách, báo cáo điện tử
Tại Quy trình quản lý nghiệp vụ kho quỹ tập trung trên máy tính ban hành kèm theo Quyết định 5222: Sổ nghiệp vụ và báo cáo thống kê kho quỹ quy định lưu bản giấy; chưa quy định lưu điện tử. Để phù hợp với xu thế điện tử hóa các nghiệp vụ KBNN và đảm bảo yêu cầu tài liệu điện tử được sử dụng phục vụ công tác tra cứu, tìm kiếm nhanh thông tin trong quá trình khai thác sử dụng và đảm bảo thống nhất với các nội dung dữ liệu liên quan được lưu trữ dưới dạng tài liệu kho quỹ bằng giấy. Trước mắt, nên có quy định về lưu trữ điện tử sổ sách, báo cáo kho quỹ và thực hiện ký số trên tài liệu kho quỹ lưu trữ điện tử.
Về các quy định liên quan đến Phòng Giao dịch thuộc KBNN cấp tỉnh
Ngày 31/10/2017, thời điểm ban hành Quyết định 5222 vẫn còn Phòng Giao dịch thuộc KBNN cấp tỉnh. Kể từ ngày 01/06/2018, toàn bộ 43 Phòng Giao dịch thuộc KBNN cấp tỉnh đã được giải thể. Đề nghị KBNN bãi bỏ các quy định có liên quan đến Phòng Giao dịch thuộc KBNN cấp tỉnh tại Quy trình quản lý nghiệp vụ kho quỹ tập trung trên máy tính ban hành kèm theo Quyết định 5222.
Thống nhất giữa nghiệp vụ kế toán và kho quỹ về lưu trữ chứng từ chỉ có 01 liên
Trường hợp rút tiền mặt từ tài khoản của KBNN mở tại ngân hàng
Tại Quy trình quản lý nghiệp vụ kho quỹ tập trung trên máy tính ban hành kèm theo Quyết định số 5222, trong các tài liệu lưu của thủ quỹ có chứng từ rút tiền mặt ngân hàng gửi lại (Tiết 1.3, Điểm 1, Chương II). Đó chính là Phiếu chi của ngân hàng.
Về nghiệp vụ kế toán, căn cứ Phiếu chi do ngân hàng gửi, kế toán lập Phiếu thu (Mẫu số C6-05/KB) để hạch toán số tiền được rút từ ngân hàng về quỹ tiền mặt tại KBNN (Khoản 3, mục VI, Chương VII (Quy trình thanh toán điện tử liên ngân hàng), Phụ lục VIII Công văn số 4696/KBNNKTNN ngày 29/9/2017 của KBNN về việc hướng dẫn thực hiện Chế độ kế toán NSNN và hoạt động nghiệp vụ KBNN (Công văn 4696)).
Trường hợp nộp tiền mặt vào tài khoản của KBNN mở tại ngân hàng:
Tại Quy trình quản lý nghiệp vụ kho quỹ tập trung trên máy tính ban hành kèm theo Quyết định 5222, trong các tài liệu lưu của thủ quỹ có chứng từ nộp tiền mặt vào tài khoản của KBNN mở tại ngân hàng (Tiết 2.2, Điểm 2, Chương II).
Về nghiệp vụ kế toán, liên Giấy nộp tiền vào tài khoản đầy đủ pháp lý theo quy định là một trong những căn cứ để hạch toán tất toán tài khoản tiền đang chuyển (Điểm c, Tiết 2.4, Khoản 2, Mục VII, Chương VIII (Quy trình thanh toán song phương điện tử giữa KBNN với ngân hàng thương mại), Phụ lục VIII Công văn 4696 và Công văn số 3108/KBNNKTNN ngày 28/06/2018 của KBNN về việc hướng dẫn quy trình nộp tiền mặt của KBNN tỉnh tại ngân hàng nhà nước tỉnh).
Do đó, đối với chứng từ chỉ có 01 liên như: Phiếu chi của ngân hàng gửi KBNN, giấy nộp tiền vào tài khoản cần có sự thống nhất việc lưu trữ; tránh “xung đột” giữa quy trình nghiệp vụ kế toán và kho quỹ.
Trong các Quy chế bảo quản, lưu trữ và tiêu hủy tài liệu kế toán của hệ thống KBNN quy định: Các tài liệu dùng làm căn cứ để lập chứng từ kế toán, căn cứ để thực hiện quy trình kiểm soát chi và các tài liệu liên quan đến thu, chi NSNN,… được sắp xếp đầy đủ lưu kèm chứng từ kế toán liên quan theo quy định (Điểm 1.3, Khoản 1, Điều 6 Quy chế bảo quản, lưu trữ và tiêu hủy tài liệu kế toán của hệ thống KBNN trong điều kiện vận hành TABMIS ban hành kèm theo Quyết định số 68/QĐ-KBNN ngày 15/02/2012 của KBNN và Khoản 2, Điều 6 Quy chế bảo quản, lưu trữ và tiêu hủy tài liệu kế toán của hệ thống KBNN trong điều kiện vận hành TABMIS ban hành kèm theo Quyết định số 858/QĐ-KBNN ngày 15/10/2014 của KBNN về việc ban hành Quy chế bảo quản, lưu trữ và tiêu hủy tài liệu kế toán của hệ thống KBNN trong điều kiện vận hành TABMIS).
Các tài liệu dùng để lập chứng từ kế toán cần được sắp xếp đầy đủ và lưu kèm chứng từ kế toán. Vì vậy, chứng từ có 01 liên như Phiếu chi của ngân hàng gửi KBNN, giấy nộp tiền vào tài khoản cần có sự thống nhất là lưu trữ tại tập chứng từ kế toán (không lưu tại thủ quỹ). Để đảm bảo kiểm tra, đối chiếu giữa quy trình nghiệp vụ kế toán và kho quỹ, thủ quỹ sau khi nhận tiền mặt từ ngân hàng giao lại Phiếu chi của ngân hàng để kế toán hạch toán và lưu trong tập chứng từ hàng ngày – chứng minh nghiệp vụ đã nhận tiền từ ngân hàng; thủ quỹ sau khi nộp tiền mặt vào tài khoản của KBNN tại ngân hàng giao lại Giấy nộp tiền vào tài khoản của KBNN tại ngân hàng để kế toán hạch toán và lưu trong tập chứng từ hằng ngày – chứng minh nghiệp vụ đã nộp tiền vào ngân hàng.
Nên chăng, cần sửa lại Quy trình quản lý nghiệp vụ kho quỹ tập trung trên máy tính ban hành kèm theo Quyết định số 5222 theo hướng: Trong nghiệp vụ nhận tiền mặt tại ngân hàng, thủ quỹ lưu 01 liên Phiếu thu của KBNN (không lưu chứng từ rút tiền mặt ngân hàng gửi lại KBNN – chính là Phiếu chi của ngân hàng); trong nghiệp vụ nộp tiền mặt tại ngân hàng, thủ quỹ lưu 01 liên Phiếu chi của KBNN (không lưu liên Giấy nộp tiền vào tài khoản của KBNN tại ngân hàng).
Thường xuyên đánh giá quy trình nghiệp vụ kho quỹ, cập nhật Chương trình KQKB-TT là yêu cầu thiết yếu để thực hiện tốt công tác kho quỹ, là một trong những công cụ đảm bảo an toàn tiền và tài sản của nhà nước giao cho KBNN quản lý.
TÀI LIỆU THAM KHẢO:
1. Quyết định số 5222/QĐ-KBNN ngày 31/10/2017 của KBNN về việc ban hành Quy trình quản lý nghiệp vụ kho quỹ tập trung trên máy tính trong hệ thống KBNN.
2. Quyết định số 858/QĐ-KBNN ngày 15/10/2014 của KBNN về việc ban hành Quy chế bảo quản, lưu trữ và tiêu hủy tài liệu kế toán của hệ thống KBNN trong điều kiện vận hành TABMIS;
3. Công văn số 4696/KBNN-KTNN ngày 29/09/2017 của KBNN về việc hướng dẫn thực hiện chế độ kế toán NSNN và hoạt động nghiệp vụ KBNN.
VŨ TRUNG LƯỢNG
