Từ thực tế công tác tại KBNN cơ sở, tác giả xin đưa ra một số nội dung trao đổi liên quan đến công tác lưu trữ chứng từ như sau:
Một số nội dung quy định hiện hành
Theo quy định tại Điều 9, Quyết định số 4377/QĐ-KBNN ngày 15/9/2017 của Tổng Giám đốc KBNN về việc ban hành Quy trình nghiệp vụ thống nhất đầu mối kiểm soát các khoản chi ngân sách nhà nước qua KBNN (sau đây gọi là Quy trình 4377):
“Đối với phòng/bộ phận Kế toán: Lưu trữ chứng từ, hồ sơ theo quy định tại Quyết định số 858/ QĐ-KBNN ngày 15/10/2014 của Tổng Giám đốc KBNN về việc ban hành Quy chế bảo quản, lưu trữ và tiêu hủy tài liệu kế toán của hệ thống KBNN trong điều kiện vận hành TABMIS (Quyết định 858)…
Đối với phòng/bộ phận Kiểm soát chi: Về hồ sơ chi đầu tư XDCB: Lưu trữ theo quy định hiện hành tại Quyết định số 5657/QĐ-KBNN ngày 28/12/2016 ban hành quy trình kiểm soát thanh toán vốn đầu tư và vốn sự nghiệp có tính chất đầu tư trong nước qua hệ thống KBNN. Về hồ sơ, chứng từ chi thường xuyên: Hằng ngày, chuyên viên Kiểm soát chi lưu Bảng kê giao nhận chứng từ (đối với đơn vị KBNN tỉnh, quận huyện có tổ chức phòng), liệt kê chứng từ S2-06/KB/TABMIS theo từng mã nhân viên, kèm hồ sơ, chứng từ kiểm soát chi thường xuyên theo từng mã nhân viên của từng phân hệ. Trong ngày, nếu phát sinh hồ sơ, chứng từ về dự toán, cam kết chi, in liệt kê chứng từ S2-06/ KB/TABMIS của phân hệ BA và PO lưu kèm hồ sơ, chứng từ ngày.”
Với những quy định trên, có thể thấy rằng:
Ngoài việc lưu trữ theo quy định tại Quyết định 858 (hồ sơ kiểm soát chi ban đầu, hồ sơ gửi từng lần, bản xác nhận số dư tài khoản tiền gửi tại KBNN, bảng đối chiếu dự toán kinh phí ngân sách tại KBNN, Bảng đối chiếu tình hình sử dụng kinh phí tại KBNN), chứng từ ngày được lưu trữ riêng giữa hai bộ phận Kế toán và Kiểm soát chi; chứng từ, hồ sơ của bộ phận Kiểm soát chi lại được lưu riêng theo nội dung chi đầu tư và chi thường xuyên. Hay nói cách khác, chứng từ ngày, tùy theo từng loại nghiệp vụ hiện đang được lưu trữ riêng tại 3 nơi. Do việc lưu trữ chứng từ chi thường xuyên khác với việc lưu trữ chứng từ chi đầu tư trước đây, hơn nữa, theo quy trình 4377, chuyên viên Kiểm soát chi phải tiến hành giao, nhận chứng từ giấy hàng ngày với Kế toán viên, nên chuyên viên Kiểm soát chi gặp khó khăn, lúng túng trong việc theo dõi, bảo quản các loại hồ sơ chứng từ lưu, dễ xảy ra tình trạng thất lạc chứng từ.
Việc lưu trữ chứng từ chi đầu tư (Mẫu C3-01/NS đến C3-05/ NS ban hành kèm theo Thông tư số 77/2017/TT-BTC ngày 28/7/2017 của Bộ Tài chính về chế độ kế toán nhà nước và hoạt động nghiệp vụ KBNN (Thông tư 77) không được lưu theo liệt kê chứng từ ngày mà được lưu cùng hồ sơ chi đầu tư. Việc này rất khó tra cứu chứng từ khi cần, mặt khác sẽ thiếu chứng từ kèm theo liệt kê (Mẫu S2-06/KB/TABMIS).
Ngoài ra, mẫu liệt kê chứng từ S2-06/KB/TABMIS ban hành kèm theo Thông tư 77 đã được điều chỉnh các chức danh ký theo quy trình thống nhất đầu mối kiểm soát chi. Tuy nhiên, tại các KBNN huyện không có tổ chức phòng, việc lãnh đạo đơn vị KBNN ký vào phần Phụ trách trên S2-06/KB/TABMIS là chưa thực sự phù hợp. Vì vậy, hiện nay, tại một số đơn vị KBNN huyện đã bỏ trống phần ký chức danh này trên liệt kê chứng từ.
Quy trình 4377 chỉ mới quy định việc lưu trữ chứng từ ngày, chưa quy định lưu trữ hồ sơ, báo cáo, sổ sách… của công tác Kiểm soát chi và Kế toán. Thực tế, mặc dù đã phân công công chức Kiểm soát chi chịu trách nhiệm tổng hợp chi đầu tư, chi thường xuyên, nhưng sau đó các báo cáo tổng hợp lưu riêng theo từng công chức hay lưu chung của phòng/ bộ phận Kiểm soát chi hoặc lưu trữ cơ quan, việc này chưa có quy định cụ thể. Theo quan điểm của tác giả, việc lưu trữ hồ sơ, báo cáo, sổ sách theo quy định tại Quyết định 858 chỉ phù hợp với quy trình theo quy định tại Quyết định số 388/QĐKBNN ngày 01/3/2013 của KBNN về hướng dẫn thực hiện kế toán nhà nước áp dụng cho TABMIS, khi đã có Quy trình 4377 thì cũng phải có quy định thay thế Quyết định 858.
Theo quy định tại Quyết định số 4236/QĐ-KBNN ngày 08/9/2017 của KBNN về quy định nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của KBNN ở huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh, nhiệm vụ lưu trữ cơ quan được giao cho phòng/bộ phận Kiểm soát chi (Quyết định 4236). Thực tế, tùy theo điều kiện (chủ yếu là năng lực công chức) mà mỗi đơn vị phân công nhiệm vụ lưu trữ cho công chức ở phòng/bộ phận Kế toán hoặc Kiểm soát chi.
Một số nội dung đề xuất
Mỗi công chức Kiểm soát chi chịu trách nhiệm lưu đủ chứng từ ngày, chấm liệt kê (việc chấm liệt kê có thể phân công chấm chéo), đánh số thứ tự, ký, trình ký trên liệt kê. Sau đó gộp chung chứng từ của phòng/bộ phận Kế toán với phòng/ bộ phận Kiểm soát chi đóng thành một tập (hoặc nhiều tập tùy theo số lượng chứng từ), chứng từ phòng/ bộ phận Kế toán lưu trên (trình tự lưu trong tập chứng từ KT theo như quy định tại tiết 1.1 Khoản 1 Điều 6 Quyết định 858) đến chứng từ của phòng/bộ phận KSC. Việc ghi ngoài bìa của tập chứng từ như quy định tại Khoản 4 Điều 6 Quyết định 858, riêng chi tiết “Gồm có:… chứng từ, từ số … đến số…” sửa lại là: “Có (1), Gồm: (2), (3), (4)…”. (Chú thích: (1): Số lượng chứng từ tổng của tập, (2) số lượng chứng từ của bộ phận Kế toán, (3) số lượng chứng từ của công chức kiểm soát chi thứ nhất, (4) số lượng chứng từ của công chức kiểm soát chi thứ hai, đến số lượng chứng từ của công chức kiểm soát chi cuối cùng. (1) = (2) + (3) + (4) +…). Ghi số chứng từ như vừa nêu sẽ tránh được việc một chứng từ đánh số 2 lần, người đóng tập chứng từ chung không chịu trách nhiệm về số lượng của từng tập, mỗi công chức Kiểm soát chi cũng như kế toán viên chịu trách nhiệm về số lượng chứng từ của mình. Việc lưu chung chứng từ sẽ tạo thuận lợi cho công tác kiểm tra, bổ sung, thay thế cũng như khi chuyển vào lưu trữ cơ quan. Nhiệm vụ đóng tập chứng từ chung do Giám đốc đơn vị phân công.
Chứng từ chi đầu tư (Mẫu C3- 01/NS đến C3-05/NS Thông tư 77): Ngoài chứng từ lưu tại hồ sơ đầu tư, nên quy định chủ đầu tư lập thêm 01 liên để lưu cùng chứng từ ngày (liệt kê chứng từ S2-06/KB/ TABMIS), như vậy sẽ đủ chứng từ theo liệt kê chứng từ ngày và thuận lợi cho việc tra cứu, theo dõi trong hồ sơ từng dự án.
Cần có quy định cụ thể việc lưu trữ báo cáo, sổ sách theo Quy trình nghiệp vụ thống nhất đầu mối kiểm soát chi. Nói cách khác, để phù hợp với Quy trình 4377, theo quan điểm của tác giả, cần sớm sửa đổi, bổ sung Quyết định 858.
Về nhiệm vụ lưu trữ cơ quan, theo ý kiến của tác giả, nhiệm vụ này không nên quy định “cứng” mà nên quy định tùy thuộc vào mỗi đơn vị. Chúng tôi kiến nghị bổ sung, sửa đổi Quyết định 4236 theo hướng tạo thuận lợi cho lãnh đạo Kho bạc cơ sở khi phân công nhiệm vụ công chức.
Thời gian thực hiện Quy trình 4377 chưa nhiều, do vậy cũng chưa thể có đánh giá toàn diện, sâu sát từng nội dung cụ thể. Tuy vậy, với góc nhìn và đánh giá từ thực tế, tác giả mạnh dạn nêu lên một số vướng mắc và kiến nghị về một trong rất nhiều nhiệm vụ mà KBNN cơ sở đang thực hiện.
Thiết nghĩ, đây cũng là một kênh rất cần thiết để những người soạn thảo chế độ và những người làm công tác thực tế tại địa phương có thể trao đổi để có cái nhìn toàn diện hơn về các vấn đề liên quan, từ đó có những quy định phù hợp với thực tế công tác tại cơ sở.
TRẦN HỮU PHƯƠNG
