Thực hiện theo Luật số 09/2008/QH12 ngày 03/06/2008 của Quốc hội khóa XII về quản lý, sử dụng Tài sản nhà nước (TSNN) nay là Luật số 15/2017/QH14 ngày 21/06/2017. Nhờ vậy mà việc quản lý TSNN nói chung và tài sản là thiết bị tin học nói riêng của các cơ quan hành chính nhà nước đã từng bước đi vào nề nếp. Tuy nhiên, bên cạnh đó cũng còn những tồn tại hạn chế như: Sử dụng còn sai mục đích, chưa đúng tiêu chuẩn, định mức, qui định của nhà nước, quản lý tài sản còn chưa chặt chẽ dẫn đến việc sử dụng không mang lại hiệu quả cao, gây lãng phí tiền của nhà nước.
Hệ thống KBNN nói chung và KBNN Long An nói riêng luôn quan tâm đầu tư ứng dụng cho phát triển Công nghệ thông tin (CNTT) trong quá trình hoạt động nghiệp vụ. Do vậy, cần phải thực hiện tốt công tác quản lý và sử dụng thiết bị tin học một cách tiết kiệm và hiệu quả nhằm phục vụ tốt cho công tác cải cách thủ tục hành chính của ngành, đồng thời nâng cao hiệu quả trong công tác quản lý NSNN ngày một tốt hơn.
Qua khảo sát và nghiên cứu thực tế, công tác quản lý và sử dụng thiết bị tin học tại KBNN Long An còn có những hạn chế như sau:
Đối với thiết bị tin học tự mua sắm: KBNN Long An chấp hành theo đúng chế độ mua sắm tập trung, chỉ thực hiện mua sắm khi có sự việc đột xuất và phải được sự chấp thuận của KBNN; việc tự mua sắm theo phân cấp đối với một số thiết bị tin học như: Linh kiện, phụ kiện, các bộ phận để thay thế còn gặp phải những hạn chế như: Tổ chức mua sắm còn chậm, chất lượng các linh kiện, phụ kiện, các bộ phận thay thế chưa cao, có những linh kiện phải gửi mua ở thành phố Hồ Chí Minh hoặc tại Hà Nội.
Đối với thiết bị tin học tiếp nhận từ KBNN: Các thiết bị tin học sử dụng tại KBNN Long An chủ yếu được cấp bằng hiện vật từ KBNN, trong quá trình giao nhận và ghi sổ theo dõi thiết bị tin học đang gặp một số khó khăn như:
Việc không thống nhất giữa thời điểm nhà cung cấp thiết bị tin học cho KBNN Long An với thời điểm ban hành Quyết định giao tài sản của KBNN (có những thiết bị sử dụng sắp hết hao mòn mới có Quyết định), dẫn đến khó khăn trong việc theo dõi hồ sơ thiết bị tin học, hạch toán kế toán và so sánh đối chiếu giữa phòng Tin học, phòng Tài vụ, Văn phòng với các đơn vị sử dụng, nhất là giai đoạn trước đây.
Một số thiết bị tin học chưa được mã hóa thống nhất trong phạm vi toàn hệ thống, dẫn đến việc quản lý các loại thiết bị tin học này gặp khó khăn khi áp dụng phần mềm quản lý tài sản nội ngành Tài chính theo mô hình tập trung; chưa quản lý tem nhãn trên phần mềm tin học nên không thực hiện in ấn mà chủ yếu viết tay trên giấy dính gây khó khăn trong quản lý.
Về quá trình sử dụng thiết bị tin học: Người sử dụng chưa nhận thức đầy đủ vấn đề bảo mật trong sử dụng thiết bị tin học và phần mềm nghiệp vụ, dẫn đến việc nhờ nhau thực hiện một số thao tác trong chương trình; quy trình quản lý thiết bị tin học theo tiêu chuẩn ISO 9001-2008 chưa làm nổi bật vấn đề này nên công chức sử dụng thiết bị tin học không chú ý hoặc ý thức trách nhiệm của một số công chức được giao quản lý và sử dụng thiết bị tin học chưa cao; công tác đào tạo, bồi dưỡng lĩnh vực này chưa thường xuyên cụ thể: Số lượng công chức chưa qua đào tạo tin học tại Văn phòng KBNN Long An đến hết năm 2017 là 12,5% , tại KBNN cấp huyện, thị là 22,2% .
Về các thiết bị tin học hư hỏng: Tại KBNN Long An thiết bị tin học qua các năm có xu hướng ngày một tăng cao như: Năm 2011 (136 bộ), năm 2014 (346 bộ), năm 2016 (407 bộ), lý do tăng cao là do toàn bộ các thiết bị tin học ở KBNN cấp huyện, thị hư hỏng đều tập trung chuyển về phòng Tin học và năm 2016 là năm cuối cùng của thời hạn bảo hành các thiết bị tin học của những năm trước.
Về sửa chữa, bảo trì thiết bị tin học: Chưa được tiến hành thường xuyên, trình độ của công chức tin học chưa đáp ứng trong vấn đề sửa chữa; sự phối hợp giữa công chức sử dụng thiết bị tin học với bộ phận tin học chưa cao, dẫn đến không phát hiện những vấn đề bất thường một cách kịp thời, từ đó thiết bị tin học hư hỏng nặng phải tiêu hủy hoặc thanh lý; một số KBNN cấp huyện, thị không sử dụng máy điều hòa nhiệt độ trong những ngày thời tiết nắng nóng nhằm giúp cho thiết bị tin học kéo dài tuổi thọ.
Về công tác bảo dưỡng, bảo hành, sửa chữa thiết bị tin học: Hàng năm, các thiết bị tin học đều được bảo dưỡng, sửa chữa do phòng Tin học đảm nhận đã tạo ra áp lực đối với công chức trực tiếp quản lý thiết bị bị tin học; các thiết bị quản lý gửi đi bảo hành tương đối lớn, năm 2011 là 12%; năm 2014 là 11%; năm 2016 là 3%. Thời gian thiết bị tin học giữ lại bảo hành lâu, làm ảnh hưởng đến hoạt động của KBNN Long An.
Việc lập, quản lý hồ sơ và hạch toán thiết bị tin học: Hồ sơ, tài liệu, sổ sách liên quan đến công tác quản lý thiết bị tin học ở một số KBNN cấp huyện thị việc lưu trữ, sắp xếp chưa đầy đủ và khoa học theo đúng quy định; công tác hạch toán kế toán một số lô thiết bị tin học chưa kịp thời nhất là những lô thiết bị tin học cấp phát bằng hiện vật từ KBNN.
Về thu hồi, thanh lý, bán và tiêu hủy TBTH: Việc thu hồi thiết bị tin học về Văn phòng KBNN Long An để thanh lý, tiêu hủy còn chậm.
Về công tác kiểm kê, báo cáo và công khai hoạt động quản lý và sử dụng thiết bị tin học: Công tác kiểm kê lĩnh vực tin học còn tiến hành chậm, dẫn tới công tác báo cáo của KBNN Long An cũng chưa đảm bảo theo quy định.
Xuất phát từ những hạn chế nêu trên, để thực hiện việc quản lý và sử dụng thiết bị tin học có hiệu quả, KBNN Long An cần phải thực hiện tốt một số giải pháp sau:
Về công tác hoàn thiện quy trình quản lý và sử dụng thiết bị tin học:
Quy định rõ các khâu, trình tự các bước trong việc mua sắm thiết bị tin học và trách nhiệm của các đơn vị thuộc KBNN Long An trong việc đề xuất mua sắm, tổ chức lựa chọn nhà cung cấp thiết bị tin học. Khi mua sắm phải tiến hành thẩm định giá trước khi thực hiện mua sắm, phải thực hiện mua sắm nhanh, đúng chủng loại hàng hóa, thông số kỹ thuật, tiêu chuẩn, định mức của nhà nước, của ngành và Luật đấu thầu.
Phân quyền trách nhiệm cho KBNN cấp huyện, thị trong sửa chữa nhỏ thiết bị tin học; nên phân cấp ủy quyền cho KBNN cấp huyện, thị trong việc tự tổ chức thanh lý, bán, tiêu hủy các thiết bị tin học được giao sử dụng nhưng không còn hoạt động được nữa. Giải pháp này giúp giảm bớt áp lực đối với các phòng chuyên môn tại KBNN Long An và giải quyết các khâu thanh lý, bán, tiêu hủy… tổ chức nhanh chóng, hiệu quả.
Hằng năm, phòng Tin học, Văn phòng, phòng Tài vụ cần lập kế hoạch trang bị mới thiết bị tin học và bố trí kinh phí để thực hiện mua sắm một số thiết bị tin học dự phòng, từ đó không làm ảnh hưởng đến hoạt động nghiệp vụ chuyên môn của hệ thống; thường xuyên phối hợp tốt trong công tác mua sắm, quản lý, tiếp nhận, điều chuyển, phân phối, hạch toán kế toán, kiểm kê, báo cáo, thanh lý tài sản là thiết bị tin học theo đúng quy định.
Xây dựng quy trình quản lý và sử dụng thiết bị tin học cho người sử dụng, gắn trách nhiệm của người sử dụng trong công tác quản lý, người sử dụng phải mở sổ theo dõi các thiết bị tin học ngay từ khi được tiếp nhận sử dụng, đồng thời ghi lại các diễn biến thay đổi trong quá trình sử dụng; các thiết bị tin học phải được thực hiện mã hóa thống nhất trong phạm vi toàn hệ thống, từ đó tạo điều kiện thuận lợi cho việc áp dụng chương trình phần mềm quản lý tài sản nội ngành Tài chính theo mô hình tập trung trong hệ thống KBNN.
Tuyên truyền, nâng cao ý thức, trách nhiệm trong việc thực hiện quy trình quản lý và sử dụng thiết bị tin học; xây dựng quy định về mức thưởng, phạt trong lĩnh vực sử dụng và khai thác phần mềm; tăng cường công tác sửa chữa và thực hiện thường xuyên việc bảo trì thiết bị tin học; tăng cường sự phối hợp giữa công chức sử dụng thiết bị tin học với bộ phận làm công tác tin học để xử lý kịp thời những lỗi về kỹ thuật.
Quy định những tiêu chí đánh giá về hiệu quả trong quản lý và sử dụng thiết bị tin học cho các KBNN trực thuộc, tuyên dương kịp thời những đơn vị, các cá nhân tự sửa chữa và bảo quản tốt các thiết bị tin học; nên chi bồi dưỡng cho công chức tin học làm công tác bảo trì, không nên áp dụng chi theo hình thức làm thêm giờ (1 năm không quá 200 giờ), như vậy sẽ khuyến khích được người lao động tham gia thực hiện tốt công tác bảo trì hơn.
Về công tác tổ chức, đào tạo cán bộ, công chức
Khi triển khai các phần mềm ứng dụng trong nghiệp vụ, phòng Tin học KBNN Long An phải là bộ phận tham mưu đắc lực trong đào tạo tính bảo mật thông tin, phải giúp cho người sử dụng nắm rõ tính nguy hiểm trong việc làm lộ mật khẩu của bản thân mình khi đã được phân quyền tham gia phần mềm.
Hệ thống lại các văn bản liên quan đến quản lý, trên cơ sở hoàn thiện Quy chế quản lý, sử dụng thiết bị tin học theo chuẩn ISO 9001-2008 áp dụng tại KBNN Long An; phòng Tin học chủ trì tổ chức đào tạo cho công chức trong KBNN Long An có phân theo mức độ đối với công chức quản lý tin học và người sử dụng thiết bị tin học.
Trên cơ sở phân cấp, phân quyền trong bảo trì sửa chữa thiết bị tin học, phòng Tin học tổ chức đào tạo kiến thức và kinh nghiệm sửa chữa, bảo trì, bảo dưỡng cho công chức phụ trách tin học ở KBNN cấp huyện, các kiến thức căn bản sửa chữa nhỏ.
Phòng Tin học tham mưu với lãnh đạo KBNN Long An tổ chức ngay các lớp tin học cơ bản cho công chức chưa qua đào tạo tại KBNN Long An và KBNN huyện, thị để giúp cho công chức vận hành thiết bị được an toàn và hiệu quả; đào tạo bồi dưỡng, tập huấn nghiệp vụ CNTT cho công chức phụ trách tin học, công chức quản lý chủ chốt thuộc các lĩnh vực nghiệp vụ chuyên môn; đào tạo, bồi dưỡng nghiệp vụ chuyên sâu cho công chức chuyên trách CNTT theo vị trí công việc, bồi dưỡng nâng cao nhận thức về ứng dụng CNTT cho lãnh đạo cấp phòng và cấp huyện, thị.
Thường xuyên đào tạo bồi dưỡng cho công chức làm công tác quản lý theo dõi tài sản nói chung và tài sản là thiết bị tin học nói riêng về trình độ nghiệp vụ chuyên môn, từ đó nâng cao nhận thức, trách nhiệm trong khi thi hành công vụ; công chức làm công tác tin học sau khi được đào tạo bồi dưỡng phải được bố trí, sắp xếp công việc phù hợp với năng lực và sở trường, không nên điều chuyển công chức làm công tác tin học sang làm nhiệm vụ khác; đào tạo cho mỗi KBNN trực thuộc phải bố trí một người để thay thế người sử dụng trong khi đi công tác hoặc là nghỉ.
Phòng Tin học đào tạo cho công chức tin học kiêm nhiệm ở KBNN huyện, thị hướng về ứng dụng hỗ trợ phần mềm tại cơ sở; đào tạo về xử lý các lỗi thường gặp; đào tạo về quy trình phương pháp hỗ trợ phần mềm, sử dụng các công cụ phần mềm hỗ trợ trong công việc vận hành; đào tạo về mạng truyền thông giữa tỉnh và huyện; hướng dẫn về lắp đặt, cài đặt các thiết bị tin học đang sử dụng.
Về quản lý, điều hành hoạt động
Nâng cao trách nhiệm của các đơn vị trong việc phối hợp quản lý và sử dụng thiết bị tin học từ khâu đề xuất nhu cầu mua sắm; tổ chức mua sắm; tiếp nhận, bảo trì, bảo dưỡng, sửa chữa, thanh lý, tiêu hủy; xây dựng mối quan hệ mật thiết giữa phòng Tin học với các đơn vị sử dụng thiết bị tin học trong việc phát hiện và xử lý các thiết bị tin học bắt đầu có sự cố kỹ thuật để không làm ảnh hưởng hoặc ngừng hoạt động của hệ thống truyền thông, mạng tin học.
Trong khi chờ đợi KBNN xây dựng và ban hành hệ thống tiêu chí đánh giá hiệu quả công tác quản lý và sử dụng thiết bị tin học áp dụng trong hệ thống KBNN, phòng Tin học chủ trì thống kê và đánh giá những vấn đề như:
Thống kê số lần các thiết bị tin học hư hỏng hoặc bị sự cố của các đơn vị sử dụng, so sánh giữa các đơn vị sử dụng với nhau có gắn với yếu tố thời gian đưa thiết bị tin học vào sử dụng; thống kê chi phí sửa chữa các thiết bị tin học của các đơn vị để có sự so sánh giữa các đơn vị với nhau theo từng loại thiết bị tin học; có khen thưởng kịp thời đối với các đơn vị làm tốt công tác sửa chữa thiết bị tin học và phê bình nhắc nhở các đơn vị chưa làm tốt vấn đề này vào thời điểm tổng kết hằng năm của KBNN Long An.
Tăng cường sự phối hợp giữa các phòng, các đơn vị với nhau để quản lý và sử dụng TBTH có hiệu quả hơn, mỗi công chức phải có tinh thần, trách nhiệm tiết kiệm trong khi sử dụng TBTH; các phần mềm khi đưa vào khai thác sử dụng, các đơn vị tin học phải thực hiện quản lý, duy trì ổn định hoạt động thường xuyên, khai thác đúng theo các chức năng của chương trình.
Phần mềm tin học là tài sản vô hình được hạch toán và theo dõi trong quá trình sử dụng, định kỳ KBNN Long An phải thực hiện báo cáo tình hình sử dụng phần mềm tại đơn vị theo quy định; nghiêm cấm việc sử dụng các phần mềm, các thiết bị tin học của hệ thống KBNN vào việc riêng hoặc cài đặt phần mềm ra bên ngoài.
NGUYỄN QUANG VŨ
Bài viết rất hay