Thời gian qua, KBNN triển khai nhiều giải pháp giám sát, rà soát dữ liệu các hồ sơ thanh toán qua Cổng Dịch vụ công trực tuyến KBNN (DVCTT), ban hành các văn bản cảnh báo rủi ro thanh toán trùng lặp hóa đơn, nhiệm vụ chi đến các đơn vị sử dụng ngân sách. Nhờ vậy, công tác quản lý rủi ro trong kiểm soát chi đạt được hiệu quả nhất định, tuy nhiên một số tồn tại tiềm ẩn nguy cơ rủi ro cần tiếp tục được khắc phục triệt để.
Over the years, the State Treasury has implemented different solutions to monitor and re view data of payment dossiers on the State Treasury online public service portal, issued offi cial documents warning potential payments for duplicate invoices and expenditure items for spending units. Thanks to them, risk management in expenditure control has obtained cer tain achievements, however, potential risks that still exist need to be addressed thoroughly.
Tiềm ẩn rủi ro từ thanh toán trùng lặp hóa đơn
Trong năm 2023 và 06 tháng đầu năm 2024, thông qua giám sát từ xa, rà soát dữ liệu hồ sơ nghi trùng của KBNN và công tác tự kiểm tra, KBNN Đồng Nai phát hiện 97 hồ sơ trùng nội dung trên chứng từ thanh toán, đồng thời phối hợp với đơn vị sử dụng ngân sách rà soát và có biện pháp khắc phục. Nguyên nhân của việc thanh toán trùng hóa đơn, nhiệm vụ chi chủ yếu do các hồ sơ thanh toán đơn vị sử dụng ngân sách gửi hai lần vào các thời điểm khác nhau, giao dịch viên kiểm soát chi chưa có công cụ cảnh báo hoặc nhận diện kịp thời các hồ sơ thanh toán có thể xảy ra trùng lặp. Phân tích dữ liệu giám sát cho thấy phần lớn các hồ sơ thanh toán trùng tập trung vào nhóm chi mua sắm hàng hóa dịch vụ, vật tư văn phòng. Rủi ro được nhận diện chủ yếu do đơn vị ghi nội dung thanh toán trùng số hóa đơn hoặc số hợp đồng đã được KBNN duyệt thanh toán cho nhà cung cấp, tuy nhiên đơn vị sử dụng ngân sách lại tiếp tục đề nghị thanh toán tại một thời điểm khác để chuyển trả cho nhà cung cấp. Rủi ro tương tự đối với nhóm chi cho cá nhân như công tác phí, tiền công, tiền khoán chi, tiền trợ cấp… có tính chất lặp đi lặp lại hằng tháng, khi thanh toán, đơn vị không ghi cụ thể từng tháng trong nội dung trên chứng từ, không theo dõi chặt chẽ dễ dẫn đến nhầm lẫn và chi lại lần thứ hai.
Đa số các hồ sơ nghi ngờ thanh toán trùng lắp còn lại, sau khi rà soát, phân tích nguyên nhân rủi ro chủ yếu là sai thông tin tài khoản đơn vị hưởng; sai tài khoản cá nhân trên bảng thụ hưởng (Mẫu số 09); ngân hàng nơi nhà cung cấp mở tài khoản trả về chưa rõ lý do… Những trường hợp này, đơn vị sử dụng ngân sách phải lập hồ sơ thanh toán mới mà không ghi rõ nội dung chuyển thanh toán lần hai do sai sót từ lần một gây khó khăn cho công tác giám sát từ xa, kiểm soát chi của KBNN.

Cần có giải pháp giảm thiểu rủi ro hiệu quả
Đánh giá sơ bộ qua 3 quý gần nhất cho thấy, số lượng hồ sơ thanh toán trùng trên địa bàn tỉnh Đồng Nai đã giảm (chi tiết tại bảng 1) nhưng nguy cơ thất thoát vẫn cao trong khi chưa có công cụ kiểm soát hữu hiệu. Từ thực trạng đó, bài viết tập trung nghiên cứu những nguyên nhân chủ quan, khách quan từ nhiều góc độ có thể dẫn đến việc thanh toán trùng nội dung, nhiệm vụ chi để đề xuất giải pháp giảm thiểu rủi ro trong quá trình kiểm soát thanh toán NSNN đối với KBNN.
Nghiên cứu cho thấy, có nhiều nguyên nhân dẫn đến thanh toán trùng lặp hóa đơn, nhiệm vụ chi, nhưng có thể phân chia thành hai nhóm nguyên nhân chính là yếu tố chủ quan và khách quan.
Nguyên nhân chủ quan dẫn đến rủi ro có thể xuất phát từ đơn vị sử dụng ngân sách hoặc từ giao dịch viên KBNN. Các trường hợp thanh toán trùng lắp do kế toán đơn vị sử dụng ngân sách lập chứng từ, lỗi này có thể phân chia thành lỗi vô ý hoặc cố ý thanh toán hai lần. Trường hợp vô ý thường do kế toán đơn vị sử dụng ngân sách tập trung lập và gửi hồ sơ thanh toán có tính sao chép các khoản thanh toán có tính chất lặp đi lặp lại, tiếp nhận hóa đơn điện tử nhiều lần để gửi KBNN thanh toán. Vì vậy, các nội dung thanh toán trên chứng từ thường giống nhau gần như tuyệt đối. Trong trường hợp kế toán thay đổi một vài nội dung giữa các lần thanh toán cố ý thanh toán trùng lắp.
Đối với các khoản mua sắm định kỳ, thanh toán nhiều lần, xảy ra tình huống đơn vị sử dụng ngân sách lập hồ sơ thanh toán theo đề nghị của nhà cung cấp nhưng không rà soát đối chiếu công nợ thực tế. Trong khi hóa đơn điện tử do nhà cung cấp hiện nay có thể ký số gửi bằng qua Zalo, Email… không có đóng dấu và chữ ký của nhà cung cấp, đơn vị sử dụng ngân sách có thể in thành nhiều bản và lưu tại nhiều hồ sơ thanh toán.
Hầu hết các rủi ro chủ quan xảy ra thời điểm khác nhau, mỗi giao dịch viên được giao chuyên trách nhiều đơn vị sử dụng ngân sách nên khó ghi nhớ nội dung thanh toán của từng đơn vị sử dụng ngân sách nên chưa kịp thời phát hiện các hồ sơ gửi đến KBNN có nội dung trùng lặp.
Bên cạnh đó, còn yếu tố khách quan dẫn đến rủi ro trong kiểm soát chi như: Đơn vị sử dụng ngân sách lập và gửi hồ sơ thanh toán thủ công, sử dụng nhiều nguồn khác nhau để thanh toán nhưng quá trình theo dõi không chặt chẽ, vô ý ký duyệt và chuyển lệnh thanh toán lên hệ thống DVCT hai lần, kế toán của đơn vị dử dụng ngân sách là người kiêm nhiệm, thiếu kinh nghiệm quản lý tài chính, kế toán. Dù chương trình DVCTT đã nhiều lần nâng cấp các tính năng, có cảnh báo về quá hạn tiếp nhận, quá hạn xử lý hồ sơ nhưng chưa có thuật toán nhận diện và cảnh báo hồ sơ thanh toán trùng lắp. Trong khi đó, hoạt động thanh toán của đơn vị sử dụng ngân sách có xu hướng tăng, tập trung tại một số thời điểm nhất định trong khi giao dịch viên phải luôn chấp hành quy định về thời hạn tiếp nhận, xử lý hồ sơ dẫn đến việc kiểm soát chưa kỹ, chưa kịp thời phát hiện các hồ sơ chi trùng.
Qua theo dõi, thống kê tại Đồng Nai, số đơn vị sử dụng ngân sách thanh toán qua Kho bạc để xảy ra phát sinh thanh toán trùng lặp mang tính hệ thống là không nhiều, hầu hết vô ý, do sơ suất. Để ngăn ngừa rủi ro thanh toán trùng lặp hóa đơn, nhiệm vụ chi, chúng tôi đề xuất một số nội dung như sau:
KBNN cấp tỉnh, huyện cần tiếp tục có văn bản cảnh báo rủi ro thanh toán trùng hóa đơn, chứng từ đến các đơn vị sử dụng ngân sách, chú trọng gửi cảnh báo, dẫn chứng cụ thể các hồ sơ đã phát hiện thanh toán trùng nhằm nâng cao nhận thức và trách nhiệm của đơn vị sử dụng ngân sách quản lý tài chính. Đồng thời, cần phát triển công cụ hoặc xây dựng ứng dụng giám sát thường xuyên để kiểm soát thanh toán các hồ sơ nghi ngờ trùng lặp trước khi xử lý duyệt thanh toán; song song với đó là nghiêm túc thực hiện các điều khoản quy định tại Quy chế giám sát từ xa các hoạt động KBNN để nâng cao trách nhiệm của từng tập thể, cá nhân. Đối với những trường hợp phát hiện các hồ sơ thanh toán trùng nội dung, nhiệm vụ chi vẫn cần kiến nghị đơn vị sử dụng ngân sách nộp hoàn trả NSNN theo quy định và lập hồ sơ mới ghi nội dung chi đúng theo thực tế nhằm nâng cao trách nhiệm của đơn vị trong việc chấp hành pháp luật về tài chính – ngân sách.
Kiến nghị KBNN nghiên cứu, xây dựng, nâng cấp các phần mềm, ứng dụng công cụ cảnh báo các hồ sơ có tỷ lệ nội dung chi, nhiệm vụ chi trùng, lỗi lập lệnh thanh toán trùng lên Hệ thống DVCTT để kịp thời nhận diện rủi ro và xử lý hồ sơ, nâng cao hiệu quả kiểm soát chi NSNN. Đồng thời, tham mưu cấp có thẩm quyền ban hành chế tài xử phạt và thu hồi tiền nộp NSNN đối nếu các đơn vị sử dụng ngân sách gửi hồ sơ thanh toán trùng lặp nội dung, nhiệm vụ chi.
TÀI LIỆU THAM KHẢO
1.Công văn số 5105/KBNN-TTKT ngày 08/9/2023 của KBNN về việc cảnh báo rủi ro và chấn chỉnh công tác kiểm soát chi, kế toán thanh toán qua giám sát từ xa tại KBNN;
2.Quyết định 4223/QĐ-KBNN ngày 25/7/2023 của Tổng Giám đốc KBNN ban hành Quy chế giám sát từ xa các hoạt động KBNN;
3.Công văn 499/KBĐN-TTKT ngày 21/6/2023 của KBNN Đồng Nai về việc kiểm tra giám sát từ xa.
VÕ THẾ VỸ