1. Đơn vị sử dụng ngân sách
1.1. ĐVSDNS nhập mã khách hàng hệ thống báo lỗi “Đã tồn tại thông tin,vui lòng nhập lại mã khách hàng!”
- Nguyên nhân: Mã khách hàng đó đã được đăng ký bởi một ĐVSDNS khác
- Hướng xử lý: yêu cầu ĐVSDNS kiểm tra đã nhập đúng mã khách hàng. Trong trường hợp đã nhập đúng nhưng vẫn gặp lỗi:
- Đối với dịch vụ điện, nước: KTV KBNN liên hệ với đội hỗ trợ của KBNN TW để xác định tình huống và cách xử lý.
- Đối với dịch vụ viễn thông của VNPT: thực tế hệ thống của VNPT có thể sử dụng một mã khách hàng cho nhiều ĐVSDNS. Nếu gặp tình huống này, ĐVSDNS đề nghị VNPT hỗ trợ tách mã khách hàng
1.2. Khi ĐVSDNS nhập đúng mã khách hàng trên hóa đơn của VNPT, chương trình báo lỗi “Mã khách hàng không hợp lệ”
Ví dụ hóa đơn của VNPT như sau:
- Nguyên nhân: Do ĐVSDNS nhập “Mã thanh toán” vào trường “Mã khách hàng” (trên “Hóa đơn giá trị gia tăng” của VNPT, thông tin “Mã khách hàng” thường tương ứng với “Mã thanh toán” của chương trình)
- Hướng xử lý: ĐVSDNS liên hệ với VNPT để lấy được mã khách hàng và mã thanh toán chính xác
1.3. Đơn vị chi từ cả tài khoản dự toán và tài khoản tiền gửi thì thực hiện như thế nào
- Mỗi ĐVSDNS chỉ lập 1 hồ sơ ủy quyền duy nhất, trong đó có nhiều thông tin dịch vụ (điện, nước, viễn thông) muốn ủy quyền, mỗi dịch vụ chỉ ủy quyền trên 1 tài khoản duy nhất, các dịch vụ có thể sử dụng tài khoản khác nhau, ví dụ điện đi từ tài khoản tiền gửi, viễn thông đi từ ngân sách.
1.4. Đối với dịch vụ có mã khách hàng với nhiều mã thanh toán thì khai báo như thế nào
- Đối với dịch vụ viễn thông (Internet, viễn thông), một mã khách hàng có thể tương ứng với nhiều mã thanh toán. Khi thực hiện ủy quyền, 1 mã khách hàng chỉ thực hiện khai báo trên 1 dòng. Để khai báo các mã thanh toán tương ứng với khách hàng đó, đơn vị nhấp chọn nút bên cạnh ô mã khách hàng để khai báo.
2. Kho bạc nhà nước
2.1. Cán bộ hiệu chỉnh tài khoản COA báo lỗi” Tài khoản chưa được cấu hình trên tabmis. Vui lòng kiểm tra lại!”
- Nguyên nhân: Tài khoản chưa được cấu hình trên tabmis
- Hướng xử lý:
- Nếu ĐVSDNS đăng ký sai COA: Từ chối hồ sơ ủy quyền về cho ĐVSDNS.
- Nếu ĐVSDNS đăng ký đúng COA: cán bộ kho bạc đơn vị tạo tài khoản đang hiệu chỉnh trên tabmis.
2.2. Lãnh đạo phê duyệt hồ sơ ủy quyền nhưng chương trình báo lỗi ‘Tài khoản chưa được cấu hình thông tin đại diện KBNN. Vui lòng liên hệ KBNN’
- Nguyên nhân: Tài khoản của lãnh đạo chưa được cấu hình thông tin danh mục người đại diện.
- Hướng xử lý: Cán bộ vào chức năng ‘Quản trị hệ thống’ => ‘Danh mục thông tin đơn vị KB’ chọn ‘Thêm mới’ nhập thông tin đại diện cho lãnh đạo đang bị lỗi.
2.3. Đơn vị chi từ cả tài khoản dự toán và tài khoản tiền gửi thì thực hiện như thế nào
- Mỗi ĐVSDNS chỉ lập 1 hồ sơ ủy quyền duy nhất, trong đó có nhiều thông tin dịch vụ (điện, nước, viễn thông) muốn ủy quyền, mỗi dịch vụ có thể có nhiều mã khách hàng, mỗi mã khách hàng cần khai báo trên 1 dòng. Một mã khách hàng chỉ ủy quyền trên 1 tài khoản duy nhất (đối với dịch vụ điện, nước), một mã thanh toán chỉ ủy quyền trên 1 tài khoản duy nhất (đối với dịch vụ viễn thông). Các mã khách hàng/mã thanh toán có thể sử dụng tài khoản khác nhau, ví dụ điện đi từ tài khoản tiền gửi, viễn thông đi từ ngân sách hoặc dịch vụ điện với mã khách hàng A có thể đi từ tài khoản tiền gửi và mã khách hàng B có thể đi từ tài khoản ngân sách (Phụ lục 02, mục 2.b. Tài khoản ủy quyền của quyết định 2286/QĐ-KBNN ngày 21/04/2023 của KBNN)
2.4. Tại bước Cấu hình thanh toán, có thể cấu hình nhiều kế toán viên không?
- Không thể. Chỉ cấu hình cho 1 kế toán viên duy nhất
2.5. Trường hợp KBNN huyện A không mở tài khoản tại NH VietinBank thì có ủy quyền thanh toán điện nước viễn thông được không?
- Ủy quyền được. Việc ủy quyền này không phụ thuộc vào KBNN có mở tài khoản tại VietinBank hay không, miễn là đơn vị sử dụng ngân sách có sử dụng dịch vụ của các nhà cung cấp trong danh sách nhà cung cấp đã được công bố.
2.6. Tại sao cần khai báo danh mục người đại diện KBNN?
- Đại diện KBNN là lãnh đạo KBNN có quyền hoặc được ủy quyền phê duyệt hồ sơ ủy quyền thanh toán tự động các khoản chi điện, nước, viễn thông với ĐVSDNS (Giám đốc, Phó Giám đốc KBNN). Chỉ các lãnh đạo được khai báo trong danh mục này mới có quyền phê duyệt hồ sơ ủy quyền trên chương trình.
2.7. Tại bước Cấu hình phương thức thanh toán có thể khai báo nhiều kế toán viên/kế toán trưởng hay không?
- Không. Tại chương trình Cổng trao đổi dữ liệu, mỗi đơn vị KB chỉ khai báo duy nhất 1 user kế toán viên/kế toán trưởng chuyên quản bút toán điện, nước, viễn thông.
2.8. Đơn vị ủy quyền cho KB thanh toán trên DVC được phân luồng cho GDV A, mà hệ thống tạo chứng từ trên Tabmis lại vào mã của GDV B. Như vậy có phải là lỗi hệ thống không?
- Đối với chứng từ của điện, nước, viễn thông không theo phân luồng chuyên quản của DVC. Luồng bút toán của điện, nước, viễn thông tự động được phân cho GDV được khai báo tại chức năng “Cấu hình phương thức thanh toán” theo phụ lục I của công văn 2344/KBNN-CNTT ngày 25/04/2023.
2.9. Tại sao hồ sơ ủy quyền ĐVSDNS gửi KBNN không có thông tin bên B (thông tin của KBNN)?
- Do chưa xác định lãnh đạo nào là người ký văn bản ủy quyền với ĐVSDNS (với đơn vị có nhiều đại diện). Sau khi lãnh đạo KBNN phê duyệt hồ sơ ủy quyền thì thông tin bên B sẽ hiển thị.
2.10. Các bút toán của điện, nước, viễn thông trên TABMIS ở trạng thái “Không đủ quỹ” có phải xử lý gì không?
- Không. Đây là những món lỗi, tabmis sẽ tự động dọn dẹp sau 1 khoảng thời gian nhất định. Kế toán viên không cần thực hiện bước xử lý nào với các bút toán này.
2.11. Hợp đồng uỷ quyền có in ra và lưu trữ như thế nào?.
Hợp đồng ủy quyền không cần in và lưu trữ giấy, đơn vị chỉ cần lưu trữ điện tử.
