Hiện nay, “trợ lý ảo” không còn là thuật ngữ xa lạ đối với người sử dụng các trang thiết bị hiện đại ở Việt Nam. Áp dụng công nghệ trợ lý ảo trong kiểm soát chi NSNN để đảm bảo tính thống nhất, hiệu quả trong hướng dẫn các đơn vị sử dụng ngân sách thực hiện quy trình, thủ tục giao dịch trên hệ thống Dịch vụ công trực tuyến KBNN (DVCTT) nhằm hạn chế thiếu sót dẫn đến việc hồ sơ giao dịch bị trả lại nhiều lần là vấn đề đáng được quan tâm, nghiên cứu.
Mục tiêu tổng quát của Chiến lược phát triển KBNN đến năm 2030 xác định: “…Kiện toàn bộ máy tổ chức gắn với tăng cường ứng dụng nền tảng công nghệ thông tin hiện đại, có sự kết nối, liên thông với hệ thống cơ sở dữ liệu khác của ngành Tài chính, cơ sở dữ liệu quốc gia, phục vụ tốt nhất người dân, doanh nghiệp, các cơ quan nhà nước…”. Trong bối cảnh công nghệ tác động đến mọi mặt của đời sống xã hội, đòi hỏi KBNN phải cung cấp nhiều dịch vụ trên nền tảng số với chất lượng tốt, công khai minh bạch trong quy trình xử lý giải quyết các thủ tục về quản lý quỹ NSNN, kế toán nhà nước và ngân quỹ nhà nước. Vì vậy, yêu cầu đặt ra là hệ thống DVCTT phải đáp ứng được sự tiện lợi, hạn chế sai sót.
Dịch vụ công trực tuyến mang lại nhiều lợi ích
Hiện nay, hệ thống KBNN đang cung cấp 100% thủ tục hành chính qua DVCTT mức độ 4 và tích hợp lên Cổng Dịch vụ công quốc gia cho 100% đơn vị thuộc đối tượng bắt buộc tham gia dịch vụ (khoảng 97.000) đơn vị sử dụng ngân sách thuộc đối tượng bắt buộc tham gia sử dụng. Số lượng giao dịch chi NSNN qua DVCTT đạt tỷ lệ trên 99,6%, trung bình mỗi ngày có từ 100.000 đến 150.000 giao dịch, ngày cao điểm (đầu tháng và cuối tháng) có thể đạt từ 150.000 đến 200.000 giao dịch, dịp cuối năm từ 400.000 đến 500.000 giao dịch.
Những cố gắng, nỗ lực của KBNN đã được các đơn vị giao dịch (ĐVGD) đánh giá cao. Việc triển khai DVCTT được xem là bước đi mạnh mẽ nhằm hiện thực hóa chương trình cải cách thủ tục hành chính lĩnh vực KBNN. Thông qua DVCTT, hệ thống KBNN đảm bảo được sự công khai, minh bạch từ tiếp nhận, xử lý, trả kết quả của hồ sơ, nội dung kiểm soát, thực hiện quy trình kiểm soát chi điện tử. Lãnh đạo KBNN các cấp có thể kiểm tra được tình trạng xử lý các hồ sơ kiểm soát chi qua các báo cáo thống kê trên DVCTT, từ đó tăng tính trách nhiệm của công chức kiểm soát chi trong quá trình thực thi nhiệm vụ. Đặc biệt, sử dụng DVCTT sẽ đảm bảo an toàn, thông tin được bảo mật, chống được việc giả mạo chữ ký, con dấu của các đơn vị sử dụng ngân sách.
Hệ thống DVCTT của KBNN ngày càng được nâng cấp, hoàn thiện, cung cấp nhiều tiện ích, giúp giảm thời gian, chi phí, đem lại sự hài lòng cho các đơn vị giao dịch. Ngày 04/3/2023, Tổng Giám đốc KBNN đã ban hành Quyết định số 935/QĐ-KBNN quy định chuẩn kết nối và tích hợp phần mềm ứng ứng dụng của các cơ quan, tổ chức vào hệ thống DVCTT KBNN kết nối và tích hợp từ các hệ thống kế toán hành chính sự nghiệp vào hệ thống dịch vụ công (chuẩn kết nối tích hợp). Chuẩn kết nối tích hợp giúp đơn vị giao dịch không phải nhập lại chứng từ trên hệ thống DVCTT, nộp hồ sơ trực tuyến cho KBNN nhanh chóng, đơn giản thuận tiện, giảm tải lượng người dùng đơn vị giao dịch truy cập vào DVCTT của KBNN.
Cần hoàn thiện, bổ sung tăng tiện ích cho dịch vụ công
Một trong những yêu cầu đặt ra trong cải tiến chất lượng DVCTT là đảm bảo chất lượng phục vụ tốt nhất đối với các đơn vị sử dụng ngân sách để hoạt động giao dịch tiện lợi, dễ sử dụng, hạn chế sai sót dẫn đến phải hoàn trả chứng từ đề nghị thanh toán; đồng thời giảm thiểu kiểm soát thủ công, phát hiện, cảnh báo kịp thời các sai sót do trùng lặp hóa đơn, chứng từ, hợp đồng đối với công chức KBNN… Tuy nhiên, DVCTT của KBNN chưa đáp ứng được các vấn đề đặt ra, cụ thể như sau:
Đối với các khoản chi lương và phụ cấp theo lương, tiền công lao động thường xuyên theo hợp đồng, tiền thu nhập tăng thêm, tiền thưởng, tiền phụ cấp và trợ cấp khác… KBNN phải thực hiện kiểm soát theo số chỉ tiêu biên chế do cấp có thẩm quyền phê duyệt, đồng thời vẫn phải kiểm tra số học trên “Bảng thanh toán cho đối tượng thụ hưởng” theo mẫu số 09 ban hành kèm theo Nghị định số 11/2020/NĐ-CP ngày 20/01/2020 của Chính phủ quy định về thủ tục hành chính thuộc lĩnh vực KBNN. Đối với các đơn vị giao dịch có số biên chế với số lượng lớn, việc kiểm soát theo chỉ tiêu biên chế và kiểm tra số học trên Bảng thanh toán cho đối tượng thụ hưởng theo mẫu số 09 được kiểm soát bằng thủ công là không thực sự hiệu quả, tạo áp lực lớn cho giao dịch viên KBNN vào những ngày cao điểm, có thể dẫn đến rủi ro, sai sót. DVCTT chưa thể hỗ trợ việc kiểm soát theo chỉ tiêu biên chế và kiểm tra số học trên “Bảng thanh toán cho đối tượng thụ hưởng” theo mẫu số 09.
Về nội dung kiểm soát chi qua KBNN, tại Điểm d, Khoản 1, Điều 6 Thông tư số 62/2020/TT-BTC ngày 22/6/2020 của Bộ Tài chính hướng dẫn kiểm soát, thanh toán các khoản chi thường xuyên từ NSNN qua KBNN quy định: “Nội dung chi phải phù hợp với mã nội dung kinh tế theo quy định của Mục lục ngân sách hiện hành (không bao gồm các khoản chi từ tài khoản tiền gửi)”. Qua kết quả giám sát chứng từ theo Công văn số 803/KBNN-TTKT ngày 28/02/2022 của KBNN về việc phân cấp thực hiện giám sát tình hình tiếp nhận, giải quyết hồ sơ thủ tục hành chính trong công tác kiểm soát chi NSNN qua KBNN, thống kê hồ sơ từ chối nhiều lần có trường hợp đơn vị giao dịch ghi nội dung thanh toán không đúng với mã tiểu mục chi, chưa chi tiết, dẫn đến tình trạng hiểu sai, giao dịch viên KBNN hướng dẫn không rõ ràng dẫn đến đơn vị giao dịch phải lặp lại và gửi đề nghị thanh toán nhiều lần. Đối với những đơn vị có hồ sơ, chứng từ từ chối thanh toán nhiều lần bắt buộc phải giải trình và đánh giá chất lượng công chức nghiệp vụ.
Trong thực tế hoạt động, hệ thống DVCTT chưa hỗ trợ mặc định chọn nội dung thanh toán, việc nhập nội dung thanh toán trên Giấy rút dự toán, ủy nhiệm chi, đơn vị giao dịch phải nhập liệu thủ công, trong khi chưa có hướng dẫn nên việc nhập nội dung thanh toán phụ thuộc vào suy nghĩ, cách hiểu của từng người nên cùng một nội dung thanh toán nhưng các đơn vị giao dịch ghi không thống nhất, lúc thì ghi theo tên mã tiểu mục, lúc thì ghi chi tiết theo nội dung chi, gây khó khăn cho công tác kiểm soát chi của KBNN. Trường hợp đơn vị giao dịch ghi không đúng nội dung so với mã tiểu mục thì giao dịch viên KBNN phải từ chối tiếp nhận thanh toán.
Trong công tác kiểm soát chi, mặc dù giao dịch viên KBNN đã hết sức cố gắng nghiêm túc chấp hành đúng các quy chế, quy trình, quy định của ngành, hướng dẫn của KBNN đảm bảo đúng chế độ quy định. Tuy nhiên trong quá trình kiểm soát chi cũng còn trường hợp đơn vị giao dịch thanh toán trùng hóa đơn. Trong trường hợp này, giao dịch viên KBNN không thể phát hiện và từ chối thanh toán, chỉ có Vụ Thanh tra, Phòng Thanh tra KBNN tỉnh giám sát mới phát hiện ra.
Đơn vị giao dịch lập và gửi chứng từ, hồ sơ thanh toán qua hệ thống DVCTT có chênh lệch tổng số tiền giữa các hồ sơ, chứng từ. Cụ thể, số tiền trên Giấy rút dự toán, Ủy nhiệm chi… không đúng với số tiền trên “Bảng thanh toán cho đối tượng thụ hưởng”, “Bảng kê nội dung tạm ứng/thanh toán”… giao dịch viên KBNN không phát hiện ra dẫn đến sai sót, hoặc phát hiện ra, trả lại hồ sơ nhưng đơn vị giao dịch không sửa mà lại tiếp tục gửi đến KBNN, dẫn đến phải từ chối thanh toán nhiều lần.
Để phát triển DVCTT nhanh và bền vững, hệ thống KBNN cần quan tâm chú trọng một số nội dung sau:
KBNN cần trang bị hệ thống phần mềm trợ lý ảo phục vụ tra cứu thông tin từ hệ thống DVCTT, hỏi đáp chính sách chế độ, hồ sơ thủ tục, quy trình kiểm soát chi NSNN và các lĩnh vực khác như tra cứu và hỏi đáp văn bản pháp quy, dịch vụ công trực tuyến và thủ tục hành chính… để cung cấp thêm kênh tương tác giữa cá nhân, tổ chức với DVCTT nhanh chóng, kịp thời, hoạt động 24/7, phục vụ 1-1 và nâng cao sự hài lòng về DVCTT của KBNN, góp phần nâng cao chất lượng phục vụ.
Cần củng cố tăng cường cho các đơn vị giao dịch về tính an toàn, bảo mật giao dịch; giúp các đơn vị giao dịch hiểu về lợi thế của DVCTT như dễ dàng sử dụng, tiện lợi, tiết kiệm chi phí… Ngoài ra, cần đầu tư phát triển hạ tầng để tạo điều kiện thuận lợi cho đơn vị giao dịch, đào tạo đội ngũ công chức có trình độ, xử lý tình huống, giải đáp các thắc mắc của các đơn vị giao dịch. Trong phần nội dung thanh toán, dùng Drop list (danh sách thả xuống) như trong excel, thực hiện khai báo từng nội dung theo Mục lục NSNN giúp cho đơn vị giao dịch dễ dàng xác định nội dung thanh toán, đảm bảo thực hiện nhất quán, đồng bộ tương ứng với Mã số tiểu mục. Ví dụ: Lương theo ngạch bậc tương ứng với mã tiểu mục 6001; phụ cấp chức vụ tương ứng với mã tiểu mục 6101; văn phòng phẩm tương ứng với mã tiểu mục 6551…
Để đáp ứng nhu cầu ngày càng cao đối với DVCTT, áp dụng công nghệ trí tuệ nhân tạo (AI) ứng dụng vào lớp bài toán hỗ trợ nghiệp vụ trả lời và giải đáp, tư vấn tự động đối với công chức nghiệp vụ, công chức tin học toàn ngành cũng như mở rộng tư vấn, giải đáp tự động đối với đơn vị khách hàng giao dịch; thông qua các phần mềm có tính liên kết, chia sẽ dữ liệu với nhau; giảm thiểu các sai sót về nhập dữ liệu, ghi chép kế toán. Khi công chức kiểm soát chi tiếp nhận hồ sơ, chứng từ của các đơn vị giao dịch gửi trên hệ thống DVCTT có thể bấm “OK” đồng ý thanh toán đối với hồ sơ, chứng từ đơn giản. Trường hợp hồ sơ, chứng từ mang tính chất phức tạp (chi mua sắm tài sản, các chương trình mục tiêu quốc gia, các khoản chi trên 50 triệu đồng…) thì giao dịch viên có thể trao đổi trực tiếp với trợ lý ảo.
Cần có các công cụ phân tích dữ liệu giúp phân tích các thông tin về nội dung khoản chi nhằm phát hiện những thông tin bất thường, những hành vi gian lận hoặc sai phạm trong các các tình huống như giao dịch lập lại (khoản chi trùng lắp), chi tiêu không hợp lý, hoặc các hành vi chiếm đoạt tài sản… tránh gây thất thoát NSNN.
Tăng cường ứng dụng công nghệ thông tin gắn với cải cách cơ chế, quy trình nghiệp vụ nhằm đơn giản hóa về thủ tục hành chính, các bước quy trình nghiệp vụ, tạo điều kiện thuận lợi cho đơn vị giao dịch và nâng cao hiệu quả sử dụng vốn NSNN. Điện tử hóa công tác kiểm soát chi trên cơ sở liên thông dữ liệu số giữa các hệ thống công nghệ thông tin của KBNN và đơn vị liên quan, kết hợp đẩy mạnh điện tử hoá hồ sơ thủ tục của các đơn vị sử dụng ngân sách, chủ đầu tư gửi đến KBNN.
TÀI LIỆU THAM KHẢO:
- Quyết định số 455/QĐ-TTg ngày 13/4/2023 của Thủ tướng Chính phủ về việc phê duyệt Chiến lược phát triển KBNN đến năm 2030;
- Thông tư số 62/2020/TT-BTC ngày 22/6/2020 của Bộ Tài chính hướng dẫn kiểm soát thanh toán các khoản chi thường xuyên NSNN qua KBNN;
- Quyết định số 2537/QĐ-KBNN ngày 26/5/2021 của Tổng Giám đốc KBNN về quy chế khảo sát và đánh giá mức độ hài lòng của cá nhân, tổ chức đối với sự phục vụ của KBNN;
- Quyết định số 935/QĐ-KBNN ngày 04/3/2023 của Tổng giám đốc KBNN quy định chuẩn kết nối và tích hợp phần mềm ứng ứng dụng của các cơ quan, tổ chức vào hệ thống Dịch vụ công trực tuyến KBNN kết nối và tích hợp từ các hệ thống kế toán hành chính sự nghiệp vào hệ thống dịch vụ công.
