Để tiến tới mục tiêu hiện đại hóa nghiệp vụ quản lý kho quỹ trong hệ thống KBNN, Vụ Kho quỹ và Cục CNTT KBNN đã phối hợp với KBNN Hà Nội thống nhất các nghiệp vụ và tiến hành xây dựng chương trình quản lý nghiệp vụ kho quỹ tập trung. Sau thời gian triển khai thí điểm tại KBNN Hà Nội, đến ngày 01/04/2018 bắt đầu triển khai chương trình trên diện rộng.
Chương trình quản lý nghiệp vụ kho quỹ tập trung (KQKB-TT) được xây dựng trên cơ sở nâng cấp Chương trình KQKB để tiến tới mục tiêu hiện đại hóa nghiệp vụ quản lý kho quỹ trong toàn hệ thống Kho bạc.
Chương trình KQKB-TT khi đưa vào triển khai sẽ kế thừa, phát huy những ưu điểm và khắc phục được những hạn chế của Chương trình quản lý nghiệp vụ kho quỹ hiện có; tận dụng tối đa hệ thống hạ tầng CNTT hiện hữu; đáp ứng được tất cả các mô hình tổ chức bộ phận kho quỹ tại KBNN các tỉnh và các huyện; ứng dụng CNTT hầu hết các nghiệp vụ kho quỹ nhằm mang lại nhiều tiện ích đối với người sử dụng và nâng cao hiệu quả quản lý, phục vụ sự phát triển của KBNN.
Ngoài ra, ứng dụng được xây dựng mới sẽ đảm bảo việc quản lý và cung cấp thông tin được thuận tiện, mọi lúc, mọi nơi, giúp việc triển khai, bảo dưỡng, sửa lỗi một cách dễ dàng, đồng bộ. Dữ liệu được lưu trữ tập trung giúp việc sao lưu, phục hồi dữ liệu được thực hiện thường xuyên tránh được rủi ro về mất an toàn thông tin…
Quy trình gồm 04 chương bao gồm: Những quy định chung; Quy trình quản lý tiền mặt; Quy trình quản lý tài sản quý, giấy tờ có giá, phương tiện kho quỹ; Sổ nghiệp vụ và báo cáo thống kê kho quỹ.
Đối với tất cả nghiệp vụ nhập, xuất kho đều được ký kiểm soát trên máy của Phụ trách kho quỹ nhằm nâng cao được vai trò của Phụ trách kho quỹ trong việc kiểm soát, quản lý tiền mặt, tài sản quý, giấy tờ có giá vào, ra kho, đặc biệt trong tình hình ở nhiều đơn vị bố trí Thủ kho kiêm Thủ quỹ kiêm Kiểm ngân.
Hầu hết nghiệp vụ kho quỹ được tin học hóa. Do vậy, đối với việc giao nhận giữa các bộ phận thuộc nội bộ đơn vị đều được nhập liệu, quản lý trên chương trình; Bảng kê, sổ sách được in từ chương trình máy để ký nhận; hạn chế tối đa dùng sổ ghi chép bằng tay.
Việc quản lý theo mô hình tập trung có những tiến bộ: KBNN tỉnh và huyện có thể kết nối dữ liệu online và khai thác báo cáo trực tiếp thay vì không có sự kết nối dữ liệu và không thể khai thác báo cáo trực tiếp được như chương trình cũ.
Quan điểm dự thảo quy trình mới: Hướng dẫn chi tiết từng bước, tương ứng với thao tác nhập trên chương trình máy. Các bước trong quy trình được viết theo trật tự, logic, đảm bảo đúng quy định và khoa học nhất có thể khi ứng dụng vào thực tế.
Những điểm mới của quy trình Quy định chung
Bổ sung thêm nội dung quy định về phân thêm quyền, gỡ bỏ quyền, cấp mới, thu hồi tài khoản đăng nhập nhằm mục đích đảm bảo giao đúng người, đúng việc và an toàn dữ liệu trên chương trình.
Quy trình quản lý tiền mặt
Quy trình quản lý tiền mặt được chia thành 04 nhóm: Quy trình thu tiền mặt, quy trình chi tiền mặt, quy trình quản lý giao nhận tiền mặt và quy trình nghiệp vụ khác.
Nhóm 1: Quy trình thu tiền mặt
Quy trình thu tiền mặt tại trụ sở KBNN được viết mới lại hoàn toàn. Sở dĩ, Quy trình thu tiền mặt tại trụ sở KBNN được chia với trường hợp khi chứng từ thu được lập từ chương trình TCS và chương trình TABMIS bởi vì đối với chứng từ thu là giấy nộp tiền vào NSNN khi lập trên chương trình TCS được giao diện sang chương trình KQKB – TT, nhưng chứng từ được hạch toán trên chương trình TABMIS thì không giao diện được sang KQKB – TT do đặc thù của chương trình TABMIS (sau khi kế toán trưởng ký trên máy, chứng từ mới giao diện được sang kho quỹ và như vậy sẽ không thống nhất, đồng bộ đối với các quy định về quy trình thu). Do đó, quy trình thu tách riêng đối với các chứng từ được hạch toán trên TABMIS để hướng dẫn nhập liệu thủ công. Trong quy trình thu chứng từ được lập trên chương trình TCS cũng hướng dẫn riêng đối với chứng từ thu là Biên lai thu cho phù hợp với chế độ quản lý đã quy định.
Quy trình thu tiền mặt tại điểm giao dịch chuyển về được chia thành 02 trường hợp phổ biến trong thực tế tại các đơn vị đó là thu tiền từ điểm giao dịch chuyển về thực hiện kiểm đếm ngay và chưa thực hiện kiểm đếm ngay. Đã bổ sung mới quy trình thu tiền từ điểm giao dịch chuyển về chưa thực hiện kiểm đếm ngay bởi tình huống này cũng thường xuyên xảy ra trong hoạt động nghiệp vụ.
Bổ sung quy trình nhận tiền mặt từ Ngân hàng và nhận điều chuyển tiền mặt giữa KBNN cấp tỉnh, cấp huyện và ngược lại. Việc bổ sung quy trình nhận tiền mặt từ Ngân hàng nhằm chuẩn hóa các bước, chứng từ kèm theo để thống nhất trong thực hiện. Mặc dù, chỉ trong trường hợp đặc biệt cần thiết phải điều chuyển tiền mặt mới dùng đến quy trình nhận điều chuyển tiền mặt từ KBNN cấp tỉnh cho KBNN cấp huyện và ngược lại, tuy nhiên quy trình mới vẫn đưa vào để hướng dẫn các đơn vị kịp thời xử lý khi phát sinh.
Nhóm 2: Quy trình chi tiền mặt
Kế thừa quy trình chi tiền mặt tại trụ sở KBNN; bổ sung mới quy trình nộp tiền mặt cho Ngân hàng và điều chuyển tiền mặt giữa KBNN tỉnh, huyện và ngược lại.
Nhóm 3: Quy trình quản lý giao nhận tiền mặt
Về cơ bản dự thảo mới được viết lại toàn bộ so với quy trình cũ, bởi vì khi xây dựng thiết kế chương trình mới có bổ sung chức năng cho phép giao, nhận trên máy trong khi chương trình cũ chỉ cho phép giao thì nhập máy, nhưng việc nhận không được nhập máy và việc giao nhận vẫn phải theo dõi bằng sổ ghi chép bằng tay. Mặt khác, việc giao nhận tiền giữa thủ quỹ với thủ kho được thiết kế thêm phần ký kiểm soát của Phụ trách kho quỹ trên chương trình nên quy trình giao nhận có sự thay đổi lớn.
Ngoài ra, dự thảo bổ sung việc giao nhận tiền mặt gửi kho của Phòng Giao dịch với kho của KBNN tỉnh. Nhằm cập nhật kịp thời quy định mới trong Thông tư số 33/2017/TT-BTC ngày 20/04/2017 quy định chế độ quản lý tiền mặt, giấy tờ có giá, tài sản quý trong hệ thống KBNN về việc quy định thành lập Ban Quản lý kho hoặc Ban Quản lý quỹ đối với Phòng Giao dịch, quy trình mới đã bổ sung quy trình giao nhận tiền mặt gửi kho của Phòng Giao dịch với kho của KBNN tỉnh.
Nhóm 4: Quy trình nghiệp vụ khác
So với quy trình cũ, bổ sung thêm 02 quy trình, đó là: Quy trình quản lý đăng ký nhu cầu rút tiền mặt và quy trình đối chiếu cuối ngày số liệu TABMIS, TCS với số liệu KQKB – TT. Cập nhật quy định về đăng ký rút tiền mặt trong Thông tư số 13/2017/TTBTC ngày 15/02/2017, quy trình mới đã hướng dẫn quy trình quản lý đăng ký nhu cầu rút tiền mặt. Đối với việc bổ sung quy trình đối chiếu cuối ngày số liệu TABMIS, TCS với số liệu KQKB-TT nhằm hướng dẫn cho người sử dụng trong việc đối chiếu số liệu với kế toán.
Các quy trình còn lại, từng quy trình được chia tách thành các quy trình con tương ứng với từng tình huống thực tế.
Quy trình quản lý tài sản quý, giấy tờ có giá và phương tiện kho quỹ
Quy trình quản lý tài sản quý: Về cơ bản kế thừa quy trình cũ. Tuy nhiên, do có sự kiểm soát của Phụ trách kho quỹ đối với tài sản quý khi nhập, xuất kho nên quy trình cũng có thay đổi.
Quy trình quản lý giấy tờ có giá:
Quy trình nhập, xuất Giấy tờ có giá về cơ bản kế thừa quy trình cũ. Bổ sung mới quy trình điểu chuyển Giấy tờ có giá giữa các kho bạc.
Quy trình quản lý phương tiện kho quỹ: Bổ sung mới so với quy trình cũ.
Về Sổ nghiệp vụ và báo cáo thống kê kho quỹ
Trên tinh thần không dùng sổ ghi chép bằng tay như quy định cũ, do vậy toàn bộ sổ trước đây khi mỗi lần thực hiện giao, nhận đều phải ký trên sổ ghi chép bằng tay, thì nay với chương trình mới này, mỗi lần giao, nhận được ký trên Bảng kê được in ra từ chương trình máy. Các bảng kê được tập hợp để cuối ngày đối chiếu ký vào sổ.
Bổ sung một số mẫu sổ:
Sổ theo dõi tiền mặt gửi kho (theo cơ cấu mệnh giá tiền) (mẫu MS04c): Dùng cho thủ quỹ theo dõi được số tiền gửi kho theo cơ cấu mệnh giá tiền. Thủ quỹ biết được trong kho hiện nay có những loại tiền gì, từng loại mệnh giá có bao nhiêu tờ.
Sổ theo dõi nhập, xuất tiền nghi giả: Trước đây, tiền nghi giả không được quản lý trên chương trình máy.
Sổ theo dõi thu giữ tiền nghi giả: Dùng cho kiểm ngân theo dõi tình hình thu giữ tiền nghi giả.
Sổ theo dõi đổi tiền (không cần in ra).
Sổ theo dõi đăng ký nhu cầu rút tiền mặt (không cần in ra): Đáp ứng yêu cầu về đăng ký nhu cầu rút tiền mặt quy định tại Thông tư số 13/2017/TT-BTC ngày 15/02/2017 của Bộ Tài chính quy định quản lý thu, chi bằng tiền mặt qua hệ thống KBNN.
Chỉnh sửa một số mẫu sổ: Các sổ trước đây được ký sau từng lần giao nhận, giao dịch được thiết kế lại để in ra cuối ngày, cuối tháng gồm:
Sổ theo dõi tiền mặt gửi kho (Mẫu MS04a,b)
Sổ giao nhận tiền mặt tại quầy giao dịch (Mẫu MS11)
Sổ theo dõi trả lại tiền khách hàng nộp thừa (Mẫu MS12)
Ngoài ra, để đáp ứng được tính năng lọc dữ liệu theo nhiều tiêu chí (ngày, tháng, công chức xử lý), sổ được chỉnh sửa chút ít, nhưng không ảnh hưởng đến thông tin theo quy định.
Bổ sung mẫu báo cáo: Đối với báo cáo của KBNN tỉnh, huyện: Bổ sung Báo cáo tình hình thu giữ tiền nghi giả (Mẫu BC16b).
Đối với báo cáo của Vụ Kho quỹ:
Bổ sung mới các mẫu Báo cáo.
Chỉnh sửa mẫu báo cáo: Báo cáo chi tiết tình hình sử dụng giấy tờ có giá (Mẫu 19a,b). Bởi vì, đối với mẫu này được quy định tại Công văn số 3636/KBNN-KQ ngày 01/08/2017, dữ liệu số phát hành trong kỳ phải lấy từ chương trình BMS, chương trình KQKBTT không theo dõi được số liệu này.
Do vậy, thiết kế lại mẫu này theo hướng bỏ số liệu phát hành trong kỳ ở báo cáo. Người lập báo cáo theo mẫu quy định, thực hiện kết xuất dữ liệu từ chương trình KQKB-TT ra excel, bổ sung thêm dữ liệu về số phát hành trong kỳ.
ThS. NGUYỄN MINH NGA
