Từ tháng 1/2024, Kho bạc Nhà nước (KBNN) đã chính thức nâng cấp quy trình quản lý kiểm soát chi thanh toán cá nhân (chi lương) lên một tầm cao mới, hoàn toàn trên nền tảng dữ liệu số. Quy trình mới này được áp dụng từ bước lập hồ sơ của đơn vị sử dụng ngân sách (ĐVSDNS) đến việc trao đổi dữ liệu bảng thanh toán cho đối tượng thụ hưởng với ngân hàng thương mại (NHTM).
Chuyển đổi số trong hoạt động của Kho bạc Nhà nước
Kể từ năm 2021, sau khi hoàn thành việc triển khai 100% thủ tục hành chính lên dịch vụ công trực tuyến (DVCTT) toàn trình, KBNN không ngừng đổi mới và hoàn thiện cơ chế chính sách. Hệ thống ứng dụng công nghệ thông tin, đặc biệt là DVCTT, liên tục được nâng cấp và cải tiến nhằm nâng cao chất lượng phục vụ khách hàng.
Trong “Chiến lược phát triển KBNN đến năm 2030”, KBNN đặt mục tiêu “Đến năm 2025, KBNN vận hành dựa trên dữ liệu số và hoàn thành nền tảng Kho bạc số”. Để đạt được mục tiêu này, KBNN đã số hóa công tác kiểm soát, thanh toán các khoản chi ngân sách nhà nước (NSNN) qua KBNN; thực hiện chia sẻ và liên thông dữ liệu số trong toàn bộ quá trình quản lý chi NSNN.
Ứng dụng công nghệ thông tin, phối hợp thanh toán cho đối tượng thụ hưởng
Trước đó, Nghị định số 11/2020/NĐ-CP ngày 20/01/2020 của Chính phủ quy định về thủ tục hành chính thuộc lĩnh vực KBNN đã đơn giản hóa nhiều thủ tục hành chính khi ĐVSDNS giao dịch với KBNN. Tuy nhiên, trong quá trình triển khai, các đơn vị giao dịch vẫn gặp một số vướng mắc. Cụ thể, họ phải gửi bảng thanh toán cho đối tượng thụ hưởng dưới dạng file PDF cùng hồ sơ chứng từ chi qua Cổng DVCTT KBNN, do KBNN chưa triển khai cổng trao đổi dữ liệu với các NHTM.
Về phía KBNN, sau khi kiểm soát, đơn vị giao dịch vẫn phải gửi bảng thanh toán (bản giấy) có xác nhận đóng dấu của KBNN tới NHTM nơi ĐVSDNS mở tài khoản thanh toán để thực hiện chuyển tiền vào từng tài khoản của đối tượng thụ hưởng. Đối với NHTM, khi nhận được bảng thanh toán có xác nhận của KBNN do đơn vị chuyển đến, họ phải nhập và kiểm soát lại trên hệ thống để chuyển tiền vào từng tài khoản của đối tượng thụ hưởng. Quy trình này gây mất thời gian và không tối ưu trong việc áp dụng công nghệ thông tin.
Triển khai Cổng trao đổi dữ liệu điện tử
Nhằm khắc phục những hạn chế trên, từ tháng 3/2023, KBNN đã hoàn thành xây dựng Cổng trao đổi dữ liệu điện tử và phối hợp với Ngân hàng TMCP Công thương Việt Nam (VietinBank) kiểm thử quy trình trao đổi dữ liệu điện tử bảng thanh toán cho đối tượng thụ hưởng. Đồng thời, KBNN đã ban hành Quyết định số 7118/QĐ-KBNN ngày 12/12/2023 về “Quy trình kiểm soát, thanh toán, chi trả cho cá nhân qua tài khoản và trao đổi thông tin Bảng thanh toán cho đối tượng thụ hưởng trên Cổng trao đổi dữ liệu” (gọi tắt là Quy trình chi trả cá nhân qua tài khoản).
Quyết định này quy định chặt chẽ và chi tiết nguyên tắc thực hiện, các bước cụ thể của ĐVSDNS, quy trình thực hiện của KBNN và các phương thức trao đổi với NHTM. Đặc biệt, Quyết định hướng dẫn các tình huống hoàn trả thanh toán khi sai một phần thông tin của người thụ hưởng hoặc sai toàn bộ, kèm theo thỏa thuận ký kết giữa KBNN và NHTM theo tiến độ triển khai với từng NHTM.
Cụ thể, thông qua Cổng trao đổi dữ liệu, NHTM sẽ lấy thông tin bảng thanh toán cho đối tượng thụ hưởng để thực hiện chi trả cho từng cá nhân qua tài khoản, thay thế cho việc sử dụng bản giấy như trước đây.
Điểm mới trong quy trình kiểm soát thanh toán
Quy trình mới có một số điểm nổi bật về kiểm soát, thanh toán, chi trả cho cá nhân qua tài khoản:
- Đối với ĐVSDNS: Có thể truy cập hệ thống DVCTT để tạo hồ sơ giao nhận. Họ có thể lập mẫu tờ khai bảng lương đáp ứng thông tin theo mẫu số 09 – bảng thanh toán cho đối tượng thụ hưởng trong Nghị định số 11, hoặc tải tệp tin điện tử theo cấu trúc do KBNN công bố gửi sang KBNN theo quy trình hiện hành (thay cho hình thức file PDF). Hệ thống DVCTT hỗ trợ tự động kiểm tra định dạng số tiền, đối chiếu đảm bảo khớp đúng giữa số tiền chi tiết và tổng số trên từng bảng biểu; đồng thời kiểm tra tổng số tiền trên bảng thanh toán 09 khớp với tổng số tiền trên chứng từ chuyển tiền.
- Đối với KBNN: Kiểm soát hồ sơ chứng từ theo quy định, chuyển yêu cầu thanh toán qua kênh thanh toán điện tử đến NHTM nơi đơn vị mở tài khoản theo quy trình thanh toán điện tử. Đồng thời, ký số và xác nhận vào bảng lương của đơn vị và đưa lên Cổng trao đổi dữ liệu với các NHTM.
- Đối với NHTM: Khi nhận được chứng từ thanh toán do KBNN chuyển đến qua kênh thanh toán điện tử, NHTM thực hiện lấy thông tin bảng thanh toán để thanh toán cho đối tượng thụ hưởng thông qua một trong các cách sau:
- Người sử dụng truy cập trực tiếp vào Cổng trao đổi thông tin trên Internet của KBNN để lấy bảng thanh toán cho đối tượng thụ hưởng thông qua mã số duy nhất do KBNN cung cấp.
- Hệ thống thông tin của NHTM kết nối tới Cổng trao đổi thông tin trên Internet của KBNN thông qua giao diện lập trình ứng dụng (API).
Xử lý các trường hợp hoàn trả thanh toán
Trong trường hợp phát hiện sai sót, NHTM thực hiện hoàn trả theo nguyên tắc:
- Hoàn trả toàn bộ: Áp dụng khi ĐVSDNS chưa ký hợp đồng với NHTM về việc mở, sử dụng tài khoản thanh toán của đơn vị tại NHTM để chi thanh toán cá nhân theo đúng quy định; hoặc trong vòng 2 ngày làm việc, NHTM không nhận đủ các lệnh thanh toán theo thông tin trên nội dung lệnh thanh toán (tổng số tiền của các lệnh thanh toán ngân hàng nhận được không bằng tổng số tiền trên bảng thanh toán 09).
- Hoàn trả một phần: Áp dụng cho các giao dịch chi thanh toán cá nhân không thành công do sai thông tin như tên ngân hàng của người hưởng sai/không tồn tại, sai số tài khoản, tên của cá nhân thụ hưởng, tài khoản của cá nhân có trạng thái đóng/không hiệu lực. Thời gian hoàn trả chậm nhất trong ngày làm việc tiếp theo, NHTM có trách nhiệm trích tài khoản thanh toán của ĐVSDNS mở tại NHTM để hoàn trả vào tài khoản của ĐVSDNS mở tại KBNN.
Quy trình xử lý khi nhận thông tin hoàn trả từ NHTM
- Trường hợp hoàn trả toàn bộ lệnh thanh toán: ĐVSDNS lập lại toàn bộ hồ sơ chi thanh toán cá nhân và gửi KBNN thực hiện kiểm soát như một yêu cầu thanh toán mới.
- Trường hợp hoàn trả một phần: Do sai một số thông tin trên bảng thanh toán 09 dẫn đến NHTM không thanh toán được đến đối tượng thụ hưởng. ĐVSDNS lập lại chứng từ kèm theo bảng thanh toán cho các đối tượng thụ hưởng sai thông tin. Sau khi nhận được hồ sơ thanh toán cho các đối tượng thụ hưởng sai thông tin do ĐVSDNS gửi lại, KBNN thực hiện kiểm soát chi và chuyển tiền vào tài khoản thanh toán của ĐVSDNS tại NHTM để thực hiện chi thanh toán cho các cá nhân bị sai thông tin. Đối với trường hợp này, ĐVSDNS phải liên kết với hồ sơ chi thanh toán cá nhân đã gửi KBNN trước đó. Nếu ĐVSDNS không liên kết với hồ sơ trước đó, giao dịch viên (GDV) thực hiện từ chối tiếp nhận hồ sơ chi thanh toán cá nhân.
Triển khai thí điểm và mở rộng
Hiện nay, KBNN đang triển khai thí điểm tại hai địa bàn tỉnh Hải Phòng và Vĩnh Phúc đối với các ĐVSDNS giao dịch với KBNN Hải Phòng, KBNN Vĩnh Phúc có mở tài khoản thanh toán tại VietinBank. Qua thời gian triển khai thí điểm, KBNN đã nhận được những đánh giá tích cực từ phía ĐVSDNS và các đơn vị KBNN. Quy trình thanh toán chi trả cá nhân diễn ra nhanh chóng, thuận lợi, chính xác, an toàn và đảm bảo chặt chẽ.
Sau VietinBank, KBNN sẽ tiếp tục mở rộng thí điểm liên thông dữ liệu số bảng thanh toán cho đối tượng thụ hưởng mở tài khoản tại Ngân hàng Đầu tư và Phát triển Việt Nam (BIDV) và Ngân hàng Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn Việt Nam (Agribank). Kết thúc giai đoạn thí điểm, KBNN dự kiến chính thức triển khai cho toàn bộ hệ thống ngân hàng.
Hướng tới nền tảng tài chính số hiện đại
“Đẩy mạnh hiện đại hóa, phát triển nền tảng tài chính số trên cơ sở ứng dụng công nghệ thông tin gắn với chuyển đổi số” là một trong những bước đột phá trong “Chiến lược phát triển tài chính đến năm 2030”. KBNN không ngừng đổi mới, sáng tạo, bám sát các chủ trương, đường lối của Đảng, Quốc hội và Chính phủ nhằm đáp ứng yêu cầu hiện đại hóa của đất nước và ngành Tài chính.
Việc hiện đại hóa quy trình thanh toán cá nhân qua KBNN trên nền tảng dữ liệu số không chỉ giúp tiết kiệm thời gian, chi phí mà còn nâng cao hiệu quả quản lý, minh bạch hóa quy trình thanh toán, đảm bảo an toàn và bảo mật thông tin. Đây là bước tiến quan trọng trong lộ trình xây dựng Kho bạc số, góp phần thúc đẩy quá trình chuyển đổi số trong lĩnh vực tài chính – ngân sách.
Kết luận
Sự thành công của việc triển khai quy trình thanh toán cá nhân qua KBNN trên nền tảng dữ liệu số là minh chứng cho nỗ lực không ngừng của KBNN trong việc ứng dụng công nghệ thông tin, đáp ứng yêu cầu của cuộc cách mạng công nghiệp 4.0. Trong tương lai, KBNN sẽ tiếp tục nghiên cứu, phát triển và hoàn thiện các giải pháp công nghệ, hướng tới mục tiêu xây dựng một nền tài chính quốc gia hiện đại, minh bạch và hiệu quả.
