Việc hoàn thiện quy trình kiểm soát chi NSNN của hệ thống KBNN luôn được ban lãnh đạo quan tâm chỉ đạo, tuy nhiên, trong thực tiễn, vẫn còn một số rủi ro mà công chức KBNN cần lưu ý. Bài viết đưa ra một số giải pháp thiết thực nhằm phòng tránh những rủi ro này.
Tiền lương là khoản tiền mà người sử dụng lao động trả cho người lao dộng để thực hiện công việc: theo thỏa thuận và thường được trả định kỳ hằng tháng. Tưởng chừng các tổ chức, cá nhân sẽ không thể lợi dụng, chiếm được khoản tiền chi lương, bởi có sự kiểm tra, kiểm soát đối chiếu của cả đơn vị sử dụng ngân sách với cơ quan kiểm soát chi KBNN và người nhận tiền lương trong quá trình thanh toán tiền lương. Tuy nhiên, một số tổ chức, cá nhân vẫn lợi dụng kẽ hở, sự lỏng lẻo trong kiểm tra, kiểm soát để chiếm đoạt tiền của nhà nước, của người lao động từ hồ sơ chi tiền lương.
Nguyên nhân có thể do việc kiểm soát chi chưa chặt chẽ, do người đề nghị thanh toán cố tình lợi dụng, làm giả hồ sơ thanh toán. Nhưng nguyên nhân chủ yếu xuất phát từ ý đồ muốn chiếm đoạt tiền của người đề nghị thanh toán. Phương thức thường được sử dụng như: Cố tình làm sai lệch bảng lương (sai lệch số liệu trên bảng lương; lợi dụng kẽ hở trong khâụ trung gian chuyển tiền tại NHTM, cụ thể các tổ chức, cá nhân thực hiện lập bảng lương gửi cơ quan kiểm soát chi một bảng, nhưng khi thanh toán gửi qua NHTM dể chuyển tiền vào tài khoản cá nhân thì gửi một bảng lương khác. Mục đích để dồn tiền về một cá nhân hoặc một vài cá nhân, hoặc thực hiện lập giấy lĩnh tiền mặt trực tiếp phàn chênh lệch đã chuyển ra tại ngân hàng để chi tiêu cho mục đích khác, nhằm chiếm đoạt tiền của người lao động và của nhà nước…).
Để khắc phục việc chiếm dụng tiền qua khâu chuyển tiền trung gian, ngày 28/12/2018, Bộ Tài chính đã ban hành Thông tư 136 sửa đổi, bó sung một số điều của Thông tư 13 ngày 15/02/2017 của Bộ Tài chính quy định quản lý thu chi bằng tiền mặt qua hệ thống KBNN (có hiệu lực từ ngày 01/04/2019). Theo đó, khi thanh toán tiền lương, tiền công và các khoản phụ cấp lương, chi bổ sung thu nhập, tiền điện thoại đối với các chức danh có tiêu chuẩn, các khoản thanh toán cho cá nhân thực hiện chế độ giao khoán kinh phí theo quy đinh và các khoản chi thanh toán cho cá nhân khác áp dụng hình thức chuyển khoản (qua tài khoản thanh toán tại NHTM) Thay vì như trước đây, đơn vị tự lập và gửi bảng thanh toán cho đối tượng thụ hưởng tới NHTM để chuyển tiền cho các cá nhân, nay theo Thông tư 136 khi đơn vị gửi bảng thanh toán cho đối tượng thụ hưởng tới các NHTM phải có xác nhận của cơ quan Kho bạc (trừ đối với các đơn vị giao dịch thuôc khối an ninh quốc phòng).
Khi triến khai giải pháp trên cùng với việc tăng cường khâu kiểm soát chi, thì việc chiếm dụng tiền trong hồ sơ chi tiền lương và các khoản có tính chất tiền lương sẽ khó có thế xảy ra được. Tuy nhiên khi triển khai cơ chế mới theo Thông tư 136, đã bộc lộ những vướng mắc phát sinh cần nghiên cứu để giải quyết, cụ thể như sau:
Hồ sơ chi thanh toán các khoản tiền lương giữa Thông tư số 39/2016/TT-BTC ngày 01/01/2016 của Bộ Tài chính sửa đổi, bổ sung một số điều của Thông tư số 161/2012/TT-BTC ngày 02/10/2012 của Bộ Tài chính quy định chế độ kiểm soát, thanh toán các khoản chi NSNN qua KBNN (Thông tư 39) và Thông tư 136 có quy định khác nhau, trong khi Thông tư 39 quy định là “Danh sách những người hưởng lương do thủ trưởng đơn vị ký duyệt (gửi lần đầu vào đầu năm và gửi khi có phát sinh thay đổi)”, còn Thông tư 136 quy định là “Bảng thanh toán chọ đối tượng thụ hưởng của đơn vị đã được KBNN xác nhận”.
Theo Thông tư 136, để chuyển tiền thanh toán tiền lương thì trong trường hợp không có thay đổi, biến động tiền lương thì đơn vị vẫn phải gửi Bảng thanh toán cho đối tượng thụ hưởng khi thanh toán, để cơ quan Kho bạc xác nhận trên đó, làm cơ sở gửi NHTM để chuyển tiền cho đối tượng thụ hưởng, trong khi Thông tư 39 quy định là chỉ phải gửi lần đầu vào đầu năm và gửi khi có phát sinh, thay đổi.
Thông tư 136 có quy định đối với trường hợp đơn vị giao dịch (không bao gồm các đơn vị thuộc khối an ninh, quốc phòng) tham gia dịch vụ công trên Trang thông tin dịch vụ công điện tử KBNN, thì đơn vị giao dịch lập đầy đủ hồ sơ, chứng từ chi, ký số và gửi đến KBNN qua Trang thông tin dịch vụ công điện tử của KBNN. Trong đó, bảng thanh toán cho đối tượng thụ hưởng được lập theo phương thức nhập trực tiếp trên Trang thông tin dịch vụ công điện tử của KBNN hoặc tải tệp tin điện tử (file) theo Cấu trúc do KBNN công bố vào Trang thông tin dịch vụ công điện tử, tuy nhiên hiện hệ thống chưa hỗ trợ được cho đơn vị nhập các thông tin này mà vẫn phải gửi định dạng file “PDF” hoặc gửi trực tiếp hồ sơ giấy đến cơ quan Kho bạc nơi giao dịch.
Trong trường hợp, đơn vị đã lập và gửi Giấy chuyển tiền (Giấy rút dự toán, ủy nhiệm chi) qua hệ thống dịch vụ công trực tuyến (theo hình thức điện tử, trực tuyến), mà đơn vị lại mang chứng từ giấy (các bảng thanh toán, danh sách kèm theo) tới gửi cơ quan Kho bạc (theo hình thức gửi hồ sơ giấy trực tiếp), như vậy việc thực hiện giao dịch điện tử cũng chưa đạt yêu cầu; còn trường hợp đơn vị gửi file định dạng PDF cùng với giấy chuyển tiền qua hệ thống dịch vụ công, việc này là phù hợp với quy định tại điều 13, thông tư 133 của Bộ Tài chính quy định về giao dịch điện tử trong hoạt động nghiệp vụ KBNN. Tuy nhiên trong một số trường hợp cũng phát sinh vướng mắc cần xử lý, như: file quá mờ không đọc được hoặc khi chuyển đổi ra chứng từ giấy lại bị che khuất, mờ một phần chứng từ do định dạng các dòng được in từ hệ thòng đè lên (các dòng thông tin định dạng như: Người ký; ngày ký; chức danh; đơn vị; nội dung).
Hiện tại, Bộ Tài chính chưa ban hành mẫu chuẩn cho hồ sơ thanh toán tiền lương và các khoản phụ cấp theo lương, nếu chỉ lập Bảng (danh sách) tiền lương thông thường mà không có thông tin số tài khoản thụ hưởng của từng cá nhân trên bảng (danh sách) thì cũng không có cơ sở để các NHTM chuyển tiền cho người thụ hưởng; trường hợp lập thêm Danh sách chi tiền lương và các khoản thu nhập khác qua tài khoản cá nhân thì làm tăng thủ tục hành chính, cũng như tăng thêm công việc, rủi ro trong kiểm soát chi.
Trong một số trường hợp khi thanh toán các khoản chi cho cá nhân, như thanh toán tiền công tác phí, thanh toán tiền thuê lao động trong nước (mã NDKT 6757), phụ câp cấp ủy (mã NDKT 7854)… thì hồ sơ thanh toán theo quy định là Bảng kê chứng từ thanh toán (đối với trường hợp không có hợp đồng theo Thông tư 39), như vậy khi chuyển khoản sẽ gặp khó khăn, cần phải có thêm Bảng thanh toán hoặc danh sách kèm theo thì các NHTM mới có thông tin để chuyển khoản về tài khoản người thụ hưởng.
Mỗi lần phát sinh chuyển tiền thanh toán thì KBNN nơi thực hiện thanh toán phải thực hiện xác nhận trên Bảng thanh toán cho đối tượng thụ hưởng thông qua hình thức làm văn bản và đóng dấu giáp lai trên Bảng thanh toán cho đối tượng thụ hưởng. Việc xác nhận trên bảng để bảo đảm sự khớp đúng giữa hồ sơ lưu tại Kho bạc và hồ sơ gửi NHTM khi chuyển tiền, tuy nhiên hình thức làm văn bản làm phát sinh thêm các bước trong xử lý nội bộ, làm tăng thời gian xử lý hồ sơ hơn trước và cũng làm tăng chi phí văn phòng phẩm.
Xuất phát từ những lý do trên thì cần có giải pháp để hoàn thiện. Tác giả đế xuất một số giải pháp như sau: Cần thống nhất quy định rõ về hồ sơ thanh toán các khoản chi lương, thanh toán cá nhân theo hướng rõ tên, tổng số tiền được hưởng của từng người; mặt khác, thực tế việc thanh toán tiền lương và các khoản phụ cấp theo lương thường bị biến động (thay đổi) qua các tháng, cũng như để có cơ sở hàng tháng gửi NHTM, theo tác giả nên quy định Danh sách những người hưởng lương phải gửi từng lần khi thanh toán (mỗi lần gửi hai bản trong đó: Một bản lưu tại cơ quan kho bạc, một bản để làm cơ sơ xác nhận chuyển tiền tại NHTM).
Cần nâng cấp Trang thông tin dịch vụ công điện tử, bảo đảm cho phép các đơn vị nhập trực tiếp Danh sách (bảng) thanh toán cho đối tượng thụ hưởng hoặc tải tệp tin điện tử (file) theo cấu trúc do KBNN công bố vào trang thông tin dịch vụ công điện tử, đồng thời Trang thông tin dịch vụ công điện tử cần thiết kế bộ lọc giới hạn độ nét tối thiểu, để lọc những file quá mờ không đọc được (nếu chất lượng kém, mờ quá thì không cho gửi).
Ban hành bộ mẫu cho hồ sơ thanh toán tiền lương và các khoản phụ cấp theo lương (có thể xây dựng mẫu riêng cho đơn vị hành chính và đơn vị sự nghiệp), trong đó cần thiết lập thêm thông tin số tài khoản người thụ hưởng.
Một số khoản chi mang tính chất chi cho con người cần quy định linh hoạt về hồ sơ thanh toán kèm theo, theo tác giả nên quy định hồ sơ kèm theo có thể là Bảng kê chứng từ thanh toán hoặc là Danh sách thanh toán, về lâu về dài cần sắp xếp lại nhóm mục chi (sửa đổi mục lục NSNN) để phân định rõ ràng các khoản chi cho cá nhân.
Để phòng tránh việc lợi dụng khâu trung gian trong chuyển tiền tại NHTM thì phải có giải pháp, cách thức làm sao cho chứng từ thanh toán tại kho bạc và NHTM là giống nhau (không có sự khác biệt, không bị thay đổi), xét về bản chất thì chỉ cần có xác nhận của cơ quan Kho bạc trên Danh sách (bảng) thanh toán cho đối tượng thụ hưởng, để các đơn vị làm cơ sở gửi NHTM nơi chuyển tiền cho đối tượng thụ hưởng là được, nên theo tác giả thì không cần làm hình thức văn bản, mà trên Danh sách (bảng) thanh toán cho đối tượng thụ hưởng, chỉ cần thiết kế thêm vị trí để cơ quan kho bạc ký xác nhận trực tiếp trên Danh sách (bảng) này, điều này vẫn bảo đảm không làm thay đổi hồ sơ thanh toán, bảo đảm tiết kiệm về thời gian, chi phí.
Công tác kiểm soát chi nói chung và kiểm soát chi tiền lương nói riêng đòi hỏi phải không ngừng hoàn thiện, hướng tới sự thuận tiện, nhanh chóng, an toàn trong chi trả thanh toán, do đó đòi hỏi ngoài việc sửa đổi cơ chế, chính sách, quy định, thì cấn có sự tăng cường kiểm tra, kiểm soát, tăng cường sự phỗi hợp giữa đơn vị đề nghị thanh toán và đơn vị kiểm soát chi.
NGUYỄN BÁ TOÀN
